Como automatizar o acompanhamento de intimações e publicações?

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Fazer o acompanhamento de intimações e publicações é uma tarefa fundamental na rotina de qualquer advogado advogado. A realização de maneira errada ou a falta desse monitoramento impactam no descumprimento de prazos e, consequentemente, na credibilidade do escritório.

Como você faz esse acompanhamento hoje? Precisa acessar dezenas de sites de tribunais diferentes para consultar as publicações e os demais andamentos processuais?

Saiba que isso não é mais preciso. Já é possível automatizar o acompanhamento por meio de soluções tecnológicas e eficientes que geram não só economia de tempo, mas também segurança, eficiência, agilidade e melhoram a gestão estratégica.

Pensando nessa nova forma de gestão, vamos mostrar na prática como automatizar o acompanhamento de intimações e publicações!

Os riscos do acompanhamento de intimações e publicações manualmente

O cotidiano da prática jurídica é feito de muito trabalho e pouco tempo. Fazer as consultas de cada processo nos Diários Oficiais e realizar o recorte de publicações pode tomar horas do seu tempo e reduzir a sua produtividade ou do colaborador responsável.

Esse tipo de ação é comum para os advogados que ainda fazem a gestão e o cálculo dos seus prazos de forma manual, espalhando os arquivos em diversas planilhas e pastas sem a oportunidade de acompanhar o fluxo constante de trabalho.

Para ter sucesso em uma rotina turbulenta com muitas tarefas por realizar, as tradicionais agendas também vêm se mostrando cada vez mais limitadas e muitos advogados ainda optam por elas para ter um controle maior do seu escritório.

Esse tipo de gestão pode ter consequências inimagináveis para os advogados, citamos uma delas abaixo:

As consequências legais da perda de prazo

Perder prazos pode ir muito além de um prejuízo financeiro. O advogado pode ser responsabilizado civilmente quando causar danos aos seus clientes ao perder prazos judiciais na primeira instância

Caso o advogado provoque a derrota judicial de um cliente por não ter cumprido suas obrigações a tempo, está sujeito a pagar indenização por danos morais ou materiais.

Mas, é claro, nenhum advogado quer assumir a responsabilidade de ser negligente.

Para evitar que isso aconteça, é necessário contar com a ajuda da tecnologia, garantindo um processo tranquilo para o profissional e o cliente. Entenda como:

Então, como automatizar o acompanhamento das publicações?

Independente do tamanho do seu escritório ou se ele conta com dez ou cem processos, organizá-los e fazer o acompanhamento dos mesmos é fundamental para evitar desperdício de tempo, retrabalho e perda de informações importantes.

“Hoje temos muitas possibilidades de não ter que se preocupar com a captura manual das publicações dos Diários, tampouco temos que analisar publicações impressas. Um software pode fazer isso para você!” Drª Caroline Navarro. 

Com a modernidade e a tecnologia, processos automatizados se tornam uma realidade comum em todas as áreas, inclusive na jurídica, segundo matéria da LexPrime.

Por essa razão, os advogados já estão buscando se modernizar para conquistar eficiência e confiança em seu trabalho. E para que isso aconteça, é necessário dominar inúmeros recursos tecnológicos.

Um dos benefícios da automatização é consultar intimações e publicações em ferramentas on-line sem sair do escritório. E o melhor: é possível enxergar o seu processo como um todo, condizente com a rotina do seu escritório!

Vamos explicar como funciona com o Data Lawyer Manager, software jurídico de gestão que busca resolver as atividades burocráticas do dia a dia dos escritórios com soluções modernas e eficientes.

O que um software jurídico pode fazer pela gestão de processos?

Na prática, automatizar o acompanhamento de intimações e publicações no Data Lawyer influencia diretamente na rotina do advogado, de forma que ele não apenas acompanhe, mas gerencie os processos.

A partir do prazo, você pode registrar as atividades no sistema, designar responsáveis para elas e receber notificações e alertas para a execução das tarefas. Sendo possível não ter somente o controle das suas publicações, mas também dos processos, honorários e atividades dentro de uma plataforma só.

Além disso, o gestor têm a segurança de acesso, permitindo que apenas pessoas autorizadas visualizem informações sensíveis aos prazos.

Na prática com o Data Lawyer Manager

A gestão dos processos é facilitada com o Data Lawyer Manager. De forma que, após a distribuição dos processos aos clientes e advogados envolvidos, é possível acompanhar todas as atualizações e dar a tratativa necessária a eles.

Quando se tem muitos processos, é difícil lembrar de verificar todos para confirmar se houve movimentação, certo? Por isso, o módulo de processos do Data Lawyer Manager pode ser integrado com o módulo agenda, facilitando essa ação.

Crie uma atividade de acompanhamento de processos parados a cada 3 ou 6 meses, por exemplo, para ser informado se houve ou não atualizações e precise despachá-lo com o juiz.

Podemos ter como exemplo também os processos que foram encerrados e que estão apenas aguardando o alvará, mas que ficam parados por muito tempo por falta de acompanhamento.

Ou seja, não é preciso buscar pelas atualizações acessando os sites dos tribunais um por um. Afinal, o software se adapta completamente à sua rotina.

Com ele você ganha agilidade nas análises, redução de custos de locomoção ao fórum para consultar andamentos, de custos do processo e do tempo de espera. Aumento a produtividade e, é claro, melhora na sua gestão!

Para contextualizar na prática como esse acompanhamento automatizado acontece no sistema Data Lawyer Manager, convidamos a Dr.ª Caroline Navarro para demonstrar como ela organiza as suas publicações e cria compromissos a partir dos seus prazos diretamente do software, confira:

Criar e manter rotinas para gerenciamento e controle de processos judiciais significa conhecimento pleno sobre as atividades que o escritório desempenha. Com isso e um fluxo de trabalho bem definido, realizar o acompanhamento de intimações e publicações de forma automatizada será uma realidade em seu escritório.

(Software Jurídico)

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