Para que um escritório de advocacia se mantenha em alto nível competitivo de mercado, é preciso se modernizar e inserir os profissionais em uma nova filosofia de trabalho. Para que isso se realize, torna-se importante a implantação da Controladoria Jurídica.

Em uma advocacia cada vez mais disruptiva, onde novos negócios surgem a cada dia, a “velha” advocacia segue sustentada e respeitada por muitos profissionais, porém, tende a sofrer mudanças tecnológicas com uma grande necessidade de adaptação.

Para isso, surge a Controladoria Jurídica como ferramenta modificadora na atuação em serviços jurídicos, oferecendo suporte ao setor técnico, possibilitando maior efetividade, qualidade e agilidade na prestação de serviço.

Sabendo da importância desse setor para os escritórios, preparamos um guia exclusivo, onde você vai aprender sobre:

• Como dividir o setor de Controladoria?
• Quais funções ele exerce em um escritório?
• Quais vantagens terei?
• E muito mais!

Vamos à leitura?

O que é Controladoria Jurídica?

De forma resumida, a Controladoria Jurídica é o setor do escritório de advocacia que atua dando todo o suporte necessário para o setor técnico, garantindo efetividade, qualidade, segurança e agilidade nos serviços jurídicos.

Assim, a Controladoria assume todas as funções não-técnicas que são realizadas pelo setor técnico, deixando este concentrado nas atividades não delegáveis à Controladoria.

Todas as informações do seu escritório são gerenciadas pela controladoria, de modo que, desde a entrada são registradas e submetidas a um determinado fluxo até terem sua destinação final.

Da mesma forma acontece com todos os documentos, desde a solicitação ao cliente, a chegada ao escritório, encaminhamento à pessoa responsável pela sua análise, utilização e, finalmente, a destinação para se anexar.

O importante é compreender que ela é o setor responsável pela gestão centralizada dos serviços jurídicos, e por isso, se faz importante ter a estrutura correta e entender o que seu escritório ganha com a sua implantação.

A divisão de setores da Controladoria Jurídica

A Controladoria Jurídica é um dos setores do escritório, por isso, como qualquer setor, deve sempre ser posicionada de forma independente e autônoma.

O comum é que todo escritório tenha três setores efetivamente: Técnico; Controladoria Jurídica e Administrativo-Financeiro. Veja abaixo o exemplo mais comum de um organograma de um escritório que possui a Controladoria Jurídica:

Sendo assim, se divide em:

No topo, o nível estratégico, no qual se encontra atividades de direção, ou seja, os sócios majoritários do escritório, ou aqueles que estão ligados na atividade de gestão.

No meio, está o nível gerencial, desempenhado pelos gerentes. Seguindo o organograma acima, estão separados em três setores e seus respectivos colaboradores: Técnico; Controladoria Jurídica e Administrativo-Financeiro.

Com efeitos, às gerências se relacionam para obter melhores resultados para o escritório, sempre atentos a não interferir no corpo operacional do outro.

E por fim, na base, se encontra o nível operacional, composto por todos os outros colaboradores, como advogados, assistentes e estagiários.

Por vezes, ocorre a decisão de criação do departamento de Controladoria sobre o suporte da Gerência jurídico. Isso acontece por dois motivos:

1. O escritório tem receio ou não compreende a importância de independizar uma estrutura de gestão jurídica;
2. O escritório não conhece ou não compreende o conceito de gerência jurídica.

Em ambos os casos, o melhor a se fazer é buscar mais dados para obter o exato entendimento das funções da gerência jurídica com a finalidade de implantá-la.

Assim, o departamento se compõe com as seguintes atividades:

Quem compõe o setor?

Agora que você já conhece melhor os setores e atividades de um escritório, vamos aprender mais sobre o setor específico de Controladoria Jurídica.

Ele deve seguir qualquer departamento independente de um escritório, contando com: um gestor, um assistente direto e um corpo operacional, como é possível observar abaixo:

O Controller Jurídico é a pessoa que gerencia o departamento da Controladoria Jurídica. As suas funções são diversas, como: comandar, delegar atividades, acompanhar e orientar a equipe; medir os resultados, introduzir mudanças e melhorias no processo, com envio de relatórios periódicos para as melhores decisões.

O assistente deve ter amplo conhecimento sobre o escritório, os clientes, os tipos de processos, o Software de Gestão utilizados etc. Há escritórios que destinam um auxiliar administrativo para a função e outros que optam por um advogado.

O corpo operacional da Controladoria deve ser composto por funcionários (auxiliares e assistentes administrativos) e estagiários de Direito.

Em geral, ter uma boa organização quanto ao corpo operacional, faz com que haja uma composição mista de profissionais, sendo enriquecedor para a empresas e para aqueles que colaboram.

As funções da Controladoria Jurídica

A Controladoria possui diversas funções ligadas à gestão jurídica do escritório. E se está nos seus planos implantar esse setor, é preciso entender as mais importantes.

Você já sabe que ela dá suporte à área técnica e analisa os resultados de produção jurídica, mas além dessas duas funções, ainda é possível contar com mais inúmeras. Separamos para que você entenda melhor:

Suporte ao setor Técnico-Jurídico

O suporte ao setor técnico-jurídico é de extrema importância, afinal faz com que a Controladoria assuma todas as questões ligadas às atividades jurídicas, ao processo e aos documentos do cliente e que podem ser delegadas, por não serem puramente técnicas.

É importante lembrar que uma das funções principais é a “guarda” do Software de Gestão que a empresa conta para ajudar nas atividades, afinal, não se fala em Controladoria sem investir em tecnologia.

Sendo assim, as principais atividades realizadas de suporte à essa área são:

• Eleger ou revisar a eleição do Software de Gestão do escritório;
• Gerir o bom funcionamento do software;
• Cadastrar e gerir os parâmetros, clientes, usuários, processos, causas consecutivas, incidentes e as pastas dentro do sistema de gestão;
• Procedimentalizar o atendimento aos clientes e o recebimento de documentos;
• Traçar estratégias para acompanhamento dos processos;
• Controlar e cadastrar datas limites para ajuizamento de ações;
• Agendar ou programar o acompanhamento de processos físicos e digitais;
• Agendar as demais providências necessárias para cumprimento de prazos processuais.
• E muito mais!

Análise de resultados e indicadores de desempenho

Essa é uma das funções-chave da Controladoria. Ela foca na análise de resultado da produção jurídica, que nada mais é que a criação, análise e monitoramento dos indicadores de desempenho do escritório.

Essa análise desencadeia na criação e geração periódica de relatórios de resultados. Alguns desses relatórios podem ser:

• Clientes ativos e inativos;
• Processos ativos e inativos;
• Atendimento realizados à clientes e novos clientes;
• Processos arquivados, encerrados sem julgamento, processos encerrados por decisão judicial e novos processos;
• Valores de causa;
• Consultas realizadas;
• Pareceres elaborados;
• Entre tantos outros!

Todas essas possibilidades de relatórios podem e devem elencar indicadores quantitativos e qualitativos, indicando quantidade em número e volume e qualidade em especificação.

Essa análise também pode ser usada como um comparativo aos períodos anteriores, possibilitando observar tendências diversas que nem sempre estão aparentes sem dados.

Somente assim é possível ter condições de avaliar se a missão está sendo seguida, se a visão está sendo alcançada e se as metas estão sendo conquistadas e os demais itens que constam em um plano de negócios do seu escritório.

Guarda do Software de Gestão

Tanto para realizar essa atividade de gestão dos serviços, dando o suporte à equipe técnica, quanto para poder efetuar a análise de resultados da produção jurídica de forma adequada e segura, a Controladoria precisa contar com ferramentas automatizadas.

A utilização de um Software de Gestão é, sem dúvidas, a melhor escolha!

Não há banco de dados, controle efetivos e análise de resultados sem um sistema como esse.

Possuir um sistema que constitua um banco de dados completo e atualizado, com as funcionalidades necessárias e acessíveis à todos os colaboradores, é a principal chave para a gestão eficiente da produção jurídica.

Por isso, a Controladoria se torna a verdadeira “guardiã” desse software, atuando de forma sistemática na fiscalização do uso por parte dos colaboradores, garantindo que os mesmos alimentem e operacionalizem adequadamente.

Sendo assim, ao lidar com um Software de Gestão, é responsabilidade da Controladoria:

• Cadastros de clientes, controle de processos e causas consultivas;
• GED do sistema;
• Cumprimento da agenda e fiscalização para que isso aconteça;
• Emissão periódica de relatórios de monitoramento do sistema;
• Monitoramento de fichas ou pastas do sistema.

Essa alimentação é de extrema importância por três motivos:

1. Padronizar as atividades e manter um padrão também nos controles, agendamentos e andamentos;
2. Autoridade de suporte do banco de dados;
3. Autoridade em realizar agendamentos, controles e andamentos no software.

Obs.: O setor técnicos e dos demais colaboradores também fazem a alimentação do sistema, com a supervisão, é claro, da Controladoria.

Análise de qualidade

A Controladoria Jurídica pode atuar como um setor de qualidade do escritório. Como isso acontece? Primeiro é preciso entender qual a sua função.

Um setor como esse atua na criação, manutenção e aprimoramento constante de procedimento de qualidade, para assegurar a qualidade dos serviços prestados e a satisfação do cliente.

Se lembra que falamos sobre o papel do Controller para a Controladoria? Esse profissional é quem tem a visão analítica e sistemática ao mesmo tempo, sempre prezando pela qualidade e organização.

Dessa maneira, as atividades são realizadas pela equipe e o Controller ou assistente ás confere, de modo que a qualidade seja garantida e dupla checagem sempre seja realizada.

Em resumo, as funções de uma Controladoria são inúmeras, e para isso, é preciso de um departamento estruturado e de acordo com as atividades exercidas.

Falamos muito em como fazer, mas o que ela pode trazer de benéfico para o seu escritório? É o que trataremos no próximo tópico!

Quais vantagens ela oferece ao escritório?

As vantagens que a Controladoria Jurídica oferecem estão diretamente ligadas às suas funções, afinal, todas essas vantagens impactam na gestão financeira do escritório e na produtividade do setor.

Enumeramos as mais facilmente percebidas à curto prazo, confira:

1. Eficiência e produtividade

A vantagem mais imediata e perceptível para o escritório com a instauração da Controladoria Jurídica é o ganho de eficiência e produtividade.

Esse ganho se dá em duas formas: no trabalho técnico; na gestão dos serviços.

Uma vez que se trabalha com o critério da especialização, passa-se a ser especializado em cada atividade e ambos ficam mais eficientes e produtivos, o que, consequentemente gera mais resultado.

Tendo em vista a função de análise dos resultados, é possível trabalhar com indicadores de desempenho e gerenciar melhor, através de dados. Repetindo aquilo que dá resultado e modificando o que não funcionou para a empresa.

2. Redução de custos

Diante da boa produção, eficiência e produtividade, a redução de custos se torna uma consequência positiva, tendo em vista a redução de atividades técnicas, redução do corpo técnico-jurídico e, indiretamente, com a redução da vida média dos projetos.

Alguns exemplos de redução de custos que podem ser citados são:

• Redução de custos por processo, proveniente da redução da vida média dos mesmos, permitindo um fluxo de caixa mais benéfico;
• Redução de custos interna na gestão de pessoas, uma vez que se obtém mais; produtividade homem/hora o que possibilita, inclusive, a redução do corpo técnico jurídico.
• Redução de custo para o cliente, principalmente no contencioso, uma vez que o processo tenha vida menor, há menos despesas com a sua manutenção.

3. Lucratividade e rentabilidade

A Lucratividade e rentabilidade vem da redução de custos e do aumento da produtividade. Primeiramente, é preciso entender a diferença entre lucratividade e rentabilidade.

De forma resumida, a lucratividade é a porcentagem do ganho obtido pela empresa. A rentabilidade é a porcentagem do retorno sobre o investimento. Assim, deverá seguir as seguintes formas:

Esse cálculo só é possível pela implantação da Controladoria, já que que os lucros são potencializados pela maior produtividade eficiência; e a rentabilidade é maior, já que exige um investimento menor para a obtenção de um resultado mais significativo.

4. Diminuição de riscos internos

A diminuição de riscos internos ocorre principalmente por um motivo: a Controladoria domina as informações, desde a alimentação e atualização do banco de dados, até a informação gerencial. Com base nessas informações, se cria os critérios e variáveis de mediação dos resultados.

Assim, com a análise desses resultados, aliado à análise dos resultados financeiros, o escritório de advocacia tem condições plenas de identificar riscos internos, desde os aspectos operacionais, gerenciais e estratégicos.

Ainda é possível fazer uma análise dos riscos nos processos, revelando os riscos efetivos e ponderando-os em confronto com as estratégias do departamento.

5. Conquista e fidelização de clientes

A informação é preciosa para aqueles que desejam conquistar e manter os clientes, concorda?

Uma característica e vantagem da Controladoria Jurídica é a de criar um elo de manutenção do relacionamento com os clientes, criando um canal direto de comunicação entre o escritório ele.

Isso acontece porque a Controladoria fornece informações precisas sob demanda e/ou encaminhando relatórios periódicos sobre as movimentações processuais de suas carteiras.

Ao oferecer maior segurança e acesso facilitado às informações, a percepção do controle rigoroso dos prazos e audiências por parte do cliente elevam a credibilidade, confiança e gera fidelização.

Conclusão

Assim, por meio da implementação de uma controladoria jurídica torna-se possível utilizar informações para gerar resultados, prevenir riscos gerenciais, melhorar o relacionamento com os clientes e ao mesmo tempo elevar qualidade e segurança dos serviços.

Útil e necessária em diversos casos, principalmente em escritórios de advocacia, ela passou a ser um setor que contribui efetivamente para a eficiência, produtividade, redução de custos, lucratividade, diminuição de riscos, conquista e fidelização dos clientes.

É fato que o cenário dos departamentos jurídicos passará por transformações, pelas quais novas ferramentas são exigidas. Por isso, a chave para o sucesso da Controladoria Jurídica é o investimento em tecnologia.