Para que um escritório de advocacia se mantenha em alto nível competitivo de mercado, é preciso se modernizar e inserir os profissionais em uma nova filosofia de trabalho. Para que isso se realize, torna-se importante a implantação da Controladoria Jurídica.
Em uma advocacia cada vez mais disruptiva, onde novos negócios surgem a cada dia, a “velha” advocacia segue sustentada e respeitada por muitos profissionais, porém, tende a sofrer mudanças tecnológicas com uma grande necessidade de adaptação.
Para isso, surge a Controladoria Jurídica como ferramenta modificadora na atuação em serviços jurídicos, oferecendo suporte ao setor técnico, possibilitando maior efetividade, qualidade e agilidade na prestação de serviço.
Sabendo da importância desse setor para os escritórios, preparamos um guia exclusivo, onde você vai aprender sobre:
- Como dividir o setor de Controladoria?
- Quais funções ele exerce em um escritório?
- Quais vantagens terei?
- E muito mais!
Vamos à leitura?
O que é Controladoria Jurídica?
De forma resumida, a Controladoria Jurídica é o setor do escritório de advocacia que atua dando todo o suporte necessário para o setor técnico, garantindo efetividade, qualidade, segurança e agilidade nos serviços jurídicos.
Assim, a Controladoria assume todas as funções não-técnicas que são realizadas pelo setor técnico, deixando este concentrado nas atividades não delegáveis à Controladoria.
Todas as informações do seu escritório são gerenciadas pela controladoria, de modo que, desde a entrada são registradas e submetidas a um determinado fluxo até terem sua destinação final.
Da mesma forma acontece com todos os documentos, desde a solicitação ao cliente, a chegada ao escritório, encaminhamento à pessoa responsável pela sua análise, utilização e, finalmente, a destinação para se anexar.
O importante é compreender que ela é o setor responsável pela gestão centralizada dos serviços jurídicos, e por isso, se faz importante ter a estrutura correta e entender o que seu escritório ganha com a sua implantação.
A divisão de setores da Controladoria Jurídica
A Controladoria Jurídica é um dos setores do escritório, por isso, como qualquer setor, deve sempre ser posicionada de forma independente e autônoma.
O comum é que todo escritório tenha três setores efetivamente: Técnico; Controladoria Jurídica e Administrativo-Financeiro. Veja abaixo o exemplo mais comum de um organograma de um escritório que possui a Controladoria Jurídica:
Sendo assim, se divide em:
No topo, o nível estratégico, no qual se encontra atividades de direção, ou seja, os sócios majoritários do escritório, ou aqueles que estão ligados na atividade de gestão.
No meio, está o nível gerencial, desempenhado pelos gerentes. Seguindo o organograma acima, estão separados em três setores e seus respectivos colaboradores: Técnico; Controladoria Jurídica e Administrativo-Financeiro.
Com efeitos, às gerências se relacionam para obter melhores resultados para o escritório, sempre atentos a não interferir no corpo operacional do outro.
E por fim, na base, se encontra o nível operacional, composto por todos os outros colaboradores, como advogados, assistentes e estagiários.
Por vezes, ocorre a decisão de criação do departamento de Controladoria sobre o suporte da Gerência jurídico. Isso acontece por dois motivos:
- O escritório tem receio ou não compreende a importância de independizar uma estrutura de gestão jurídica;
- O escritório não conhece ou não compreende o conceito de gerência jurídica.
Em ambos os casos, o melhor a se fazer é buscar mais dados para obter o exato entendimento das funções da gerência jurídica com a finalidade de implantá-la.
Assim, o departamento se compõe com as seguintes atividades:
Quem compõe o setor?
Agora que você já conhece melhor os setores e atividades de um escritório, vamos aprender mais sobre o setor específico de Controladoria Jurídica.
Ele deve seguir qualquer departamento independente de um escritório, contando com: um gestor, um assistente direto e um corpo operacional, como é possível observar abaixo:
O Controller Jurídico é a pessoa que gerencia o departamento da Controladoria Jurídica. As suas funções são diversas, como: comandar, delegar atividades, acompanhar e orientar a equipe; medir os resultados, introduzir mudanças e melhorias no processo, com envio de relatórios periódicos para as melhores decisões.
O assistente deve ter amplo conhecimento sobre o escritório, os clientes, os tipos de processos, o Software de Gestão utilizados etc. Há escritórios que destinam um auxiliar administrativo para a função e outros que optam por um advogado.
O corpo operacional da Controladoria deve ser composto por funcionários (auxiliares e assistentes administrativos) e estagiários de Direito.
Em geral, ter uma boa organização quanto ao corpo operacional, faz com que haja uma composição mista de profissionais, sendo enriquecedor para a empresas e para aqueles que colaboram.
As funções da Controladoria Jurídica
A Controladoria possui diversas funções ligadas à gestão jurídica do escritório. E se está nos seus planos implantar esse setor, é preciso entender as mais importantes.
Você já sabe que ela dá suporte à área técnica e analisa os resultados de produção jurídica, mas além dessas duas funções, ainda é possível contar com mais inúmeras. Separamos para que você entenda melhor:
Suporte ao setor Técnico-Jurídico
O suporte ao setor técnico-jurídico é de extrema importância, afinal faz com que a Controladoria assuma todas as questões ligadas às atividades jurídicas, ao processo e aos documentos do cliente e que podem ser delegadas, por não serem puramente técnicas.
É importante lembrar que uma das funções principais é a “guarda” do Software de Gestão que a empresa conta para ajudar nas atividades, afinal, não se fala em Controladoria sem investir em tecnologia.
Sendo assim, as principais atividades realizadas de suporte à essa área são:
- Eleger ou revisar a eleição do Software de Gestão do escritório;
- Gerir o bom funcionamento do software;
- Cadastrar e gerir os parâmetros, clientes, usuários, processos, causas consecutivas, incidentes e as pastas dentro do sistema de gestão;
- Procedimentalizar o atendimento aos clientes e o recebimento de documentos;
- Traçar estratégias para acompanhamento dos processos;
- Controlar e cadastrar datas limites para ajuizamento de ações;
- Agendar ou programar o acompanhamento de processos físicos e digitais;
- Agendar as demais providências necessárias para cumprimento de prazos processuais.
- E muito mais!
Análise de resultados e indicadores de desempenho
Essa é uma das funções-chave da Controladoria. Ela foca na análise de resultado da produção jurídica, que nada mais é que a criação, análise e monitoramento dos indicadores de desempenho do escritório.
Essa análise desencadeia na criação e geração periódica de relatórios de resultados. Alguns desses relatórios podem ser:
- Clientes ativos e inativos;
- Processos ativos e inativos;
- Atendimento realizados à clientes e novos clientes;
- Processos arquivados, encerrados sem julgamento, processos encerrados por decisão judicial e novos processos;
- Valores de causa;
- Consultas realizadas;
- Pareceres elaborados;
- Entre tantos outros!
Todas essas possibilidades de relatórios podem e devem elencar indicadores quantitativos e qualitativos, indicando quantidade em número e volume e qualidade em especificação.
Essa análise também pode ser usada como um comparativo aos períodos anteriores, possibilitando observar tendências diversas que nem sempre estão aparentes sem dados.
Somente assim é possível ter condições de avaliar se a missão está sendo seguida, se a visão está sendo alcançada e se as metas estão sendo conquistadas e os demais itens que constam em um plano de negócios do seu escritório.
Guarda do Software de Gestão
Tanto para realizar essa atividade de gestão dos serviços, dando o suporte à equipe técnica, quanto para poder efetuar a análise de resultados da produção jurídica de forma adequada e segura, a Controladoria precisa contar com ferramentas automatizadas.
A utilização de um Software de Gestão é, sem dúvidas, a melhor escolha!
Não há banco de dados, controle efetivos e análise de resultados sem um sistema como esse.
Possuir um sistema que constitua um banco de dados completo e atualizado, com as funcionalidades necessárias e acessíveis à todos os colaboradores, é a principal chave para a gestão eficiente da produção jurídica.
Por isso, a Controladoria se torna a verdadeira “guardiã” desse software, atuando de forma sistemática na fiscalização do uso por parte dos colaboradores, garantindo que os mesmos alimentem e operacionalizem adequadamente.
Sendo assim, ao lidar com um Software de Gestão, é responsabilidade da Controladoria:
- Cadastros de clientes, controle de processos e causas consultivas;
- GED do sistema;
- Cumprimento da agenda e fiscalização para que isso aconteça;
- Emissão periódica de relatórios de monitoramento do sistema;
- Monitoramento de fichas ou pastas do sistema.
Essa alimentação é de extrema importância por três motivos:
- Padronizar as atividades e manter um padrão também nos controles, agendamentos e andamentos;
- Autoridade de suporte do banco de dados;
- Autoridade em realizar agendamentos, controles e andamentos no software.
Obs.: O setor técnicos e dos demais colaboradores também fazem a alimentação do sistema, com a supervisão, é claro, da Controladoria.
Análise de qualidade
A Controladoria Jurídica pode atuar como um setor de qualidade do escritório. Como isso acontece? Primeiro é preciso entender qual a sua função.
Um setor como esse atua na criação, manutenção e aprimoramento constante de procedimento de qualidade, para assegurar a qualidade dos serviços prestados e a satisfação do cliente.
Se lembra que falamos sobre o papel do Controller para a Controladoria? Esse profissional é quem tem a visão analítica e sistemática ao mesmo tempo, sempre prezando pela qualidade e organização.
Dessa maneira, as atividades são realizadas pela equipe e o Controller ou assistente ás confere, de modo que a qualidade seja garantida e dupla checagem sempre seja realizada.
Em resumo, as funções de uma Controladoria são inúmeras, e para isso, é preciso de um departamento estruturado e de acordo com as atividades exercidas.
Falamos muito em como fazer, mas o que ela pode trazer de benéfico para o seu escritório? É o que trataremos no próximo tópico!
Quais vantagens ela oferece ao escritório?
As vantagens que a Controladoria Jurídica oferecem estão diretamente ligadas às suas funções, afinal, todas essas vantagens impactam na gestão financeira do escritório e na produtividade do setor.
Enumeramos as mais facilmente percebidas à curto prazo, confira:
1. Eficiência e produtividade
A vantagem mais imediata e perceptível para o escritório com a instauração da Controladoria Jurídica é o ganho de eficiência e produtividade.
Esse ganho se dá em duas formas: no trabalho técnico; na gestão dos serviços.
Uma vez que se trabalha com o critério da especialização, passa-se a ser especializado em cada atividade e ambos ficam mais eficientes e produtivos, o que, consequentemente gera mais resultado.
Tendo em vista a função de análise dos resultados, é possível trabalhar com indicadores de desempenho e gerenciar melhor, através de dados. Repetindo aquilo que dá resultado e modificando o que não funcionou para a empresa.
2. Redução de custos
Diante da boa produção, eficiência e produtividade, a redução de custos se torna uma consequência positiva, tendo em vista a redução de atividades técnicas, redução do corpo técnico-jurídico e, indiretamente, com a redução da vida média dos projetos.
Alguns exemplos de redução de custos que podem ser citados são:
- Redução de custos por processo, proveniente da redução da vida média dos mesmos, permitindo um fluxo de caixa mais benéfico;
- Redução de custos interna na gestão de pessoas, uma vez que se obtém mais; produtividade homem/hora o que possibilita, inclusive, a redução do corpo técnico jurídico.
- Redução de custo para o cliente, principalmente no contencioso, uma vez que o processo tenha vida menor, há menos despesas com a sua manutenção.
3. Lucratividade e rentabilidade
A Lucratividade e rentabilidade vem da redução de custos e do aumento da produtividade. Primeiramente, é preciso entender a diferença entre lucratividade e rentabilidade.
De forma resumida, a lucratividade é a porcentagem do ganho obtido pela empresa. A rentabilidade é a porcentagem do retorno sobre o investimento. Assim, deverá seguir as seguintes formas:
Esse cálculo só é possível pela implantação da Controladoria, já que que os lucros são potencializados pela maior produtividade eficiência; e a rentabilidade é maior, já que exige um investimento menor para a obtenção de um resultado mais significativo.
4. Diminuição de riscos internos
A diminuição de riscos internos ocorre principalmente por um motivo: a Controladoria domina as informações, desde a alimentação e atualização do banco de dados, até a informação gerencial. Com base nessas informações, se cria os critérios e variáveis de mediação dos resultados.
Assim, com a análise desses resultados, aliado à análise dos resultados financeiros, o escritório de advocacia tem condições plenas de identificar riscos internos, desde os aspectos operacionais, gerenciais e estratégicos.
Ainda é possível fazer uma análise dos riscos nos processos, revelando os riscos efetivos e ponderando-os em confronto com as estratégias do departamento.
5. Conquista e fidelização de clientes
A informação é preciosa para aqueles que desejam conquistar e manter os clientes, concorda?
Uma característica e vantagem da Controladoria Jurídica é a de criar um elo de manutenção do relacionamento com os clientes, criando um canal direto de comunicação entre o escritório ele.
Isso acontece porque a Controladoria fornece informações precisas sob demanda e/ou encaminhando relatórios periódicos sobre as movimentações processuais de suas carteiras.
Ao oferecer maior segurança e acesso facilitado às informações, a percepção do controle rigoroso dos prazos e audiências por parte do cliente elevam a credibilidade, confiança e gera fidelização.
Conclusão
Assim, por meio da implementação de uma controladoria jurídica torna-se possível utilizar informações para gerar resultados, prevenir riscos gerenciais, melhorar o relacionamento com os clientes e ao mesmo tempo elevar qualidade e segurança dos serviços.
Útil e necessária em diversos casos, principalmente em escritórios de advocacia, ela passou a ser um setor que contribui efetivamente para a eficiência, produtividade, redução de custos, lucratividade, diminuição de riscos, conquista e fidelização dos clientes.
É fato que o cenário dos departamentos jurídicos passará por transformações, pelas quais novas ferramentas são exigidas. Por isso, a chave para o sucesso da Controladoria Jurídica é o investimento em tecnologia.
