O que faz um Controller Jurídico, qual o seu papel e como recrutar um?

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A presença de um Controller Jurídico é fundamental para analisar os indicadores de resultados e também auxiliar nas estratégias jurídicas.

A demanda por um profissional Controller é crescente no mercado e os advogados passaram a ficar mais atentos para a importância desse profissional por absorver e ter a linha de frente do suporte técnico e administrativo do escritório.

Primeiramente, é importante esclarecer a função da Controladoria Jurídica em um escritório de advocacia. Ela é o setor do escritório que atua dando todo o suporte necessário para o setor técnico, garantindo efetividade, qualidade, segurança e agilidade
nos serviços jurídicos.

Ou seja, exerce as funções não-técnicas: recebe as informações e documentos e os impulsiona, dando ritmo (prazos, agendamentos, controles) ao escritório ou ao departamento jurídico.

O Controller Jurídico será, portanto, a pessoa responsável pelo gerenciamento do departamento da Controladoria Jurídica. Mas quais são as funções? O seu perfil? Como contratar um? É o que explicaremos no decorrer do blog post!

O que é e o que faz o Controller Jurídico

O Controller ou gerente de controladoria é um profissional fundamental na gestão das grandes empresas. Por ter a função de líder, vai exercer as atividades típicas de um gerente:

  • Comandar a equipe;
  • Delegar atividades, acompanhar, orientar e fiscalizar a execução dos trabalhos;
  • Medir resultados e introduzir melhorias;
  • Realizar o treinamento de equipes, avaliar o desempenho e emitir relatórios períodos.

Para que a contratação de um Controller Jurídico gere impactos positivos, no entanto, é essencial que o escritório conte com um bom Software Jurídico e todas as rotinas estejam alinhadas com as ferramentas utilizadas.

Afinal, possuir um sistema que constitua um banco de dados completo e atualizado, com os aplicativos necessários e rapidamente acessíveis a todos os colaboradores, é a chave para a gestão eficiente da produção jurídica.

Sendo assim, ser um bom líder e estar por dentro do que mais novo há no mercado se torna ideal. Apesar de não realizar a gestão das pessoas do escritório em si, caberá a ele comandar a equipe de Controladoria e ser o chamado “guarda do software de gestão”.

Ele tem como principal foco “retirar” do advogado todas essas atividades que são essenciais para que a rotina do escritório flua, mas que acabam consumindo tempo e energia, e poderiam ser usadas para gerar mais qualidade e resultados aos serviços jurídicos.

Qual deve ser o perfil e como recrutar?

Há quem afirme que o Controller Jurídico não deve ter, necessariamente, conhecimentos específicos em Direito, outros defendem que prática jurídica se torna essencial para esse profissional, já que cuidará de atividades relacionadas ao processo.

O correto é considerar a segunda opção e se atentar para alguns requisitos ao fazer o recrutamento e/ou seleção desse profissional.

Expertise e formação

Quando tratamos de uma pessoa para comandar todo o time do setor de Controladoria, existem alguns pontos de expertise e formação que precisam ser considerados no âmbito jurídico, como:

  • Advogado(a), com OAB ativa;
  • Experiência no contencioso ou consultivo. O recomendado é de, no mínimo, 02 anos;
  • Desejável conhecimento em Softwares de Gestão de Escritório;
  • Disposição para deixar de advogar;
  • Capacidade de gerenciar equipes;
  • Organização e visão sistêmica;
  • Maturidade profissional;
  • Pró-atividade, iniciativa, responsabilidade e autonomia.

Essas características e pré-requisitos permitirão que o Controller seja capaz de compreender a cultura organizacional e de observar, entender e manipular os desafios enfrentados.

Entretanto, também é possível encontrar no mercado cursos focados na formação de Controllers, com ênfase em Controladoria Jurídica.

Ter o dom para a gestão

Em um escritório de advocacia, a Controladoria é usualmente composta por um Controller, um assistente, funcionários administrativos, estagiários e assistentes jurídicos:

Assim, a pessoa que encabeça o setor de Controladoria torna-se responsável por todo o departamento e as pessoas que nele atuam e se torna a linha de frente da gestão do escritório de advocacia.

Nota-se que em geral, os advogados não são gestores com uma expertise avançada, afinal, são formados para isso.

Ainda assim, existem aqueles que são melhores gestores do que advogados em si, sendo possível encontrar em uma pessoa só a unificação de bom gestor e bom advogado.

Forte organização e visão sistêmica

Por lidar com diversos documentos e relatórios, precisa ter uma forte organização, ser exigente com a qualidade e até mesmo sistêmico.

É preciso exigir uma qualidade alta de todos os trabalhos entregues, afinal, em inúmeras vezes este profissional precisará “tomar para si” a missão de controlar, efetivamente, todos os serviços jurídicos do departamento.

Isso deve ser feito para garantir que não haja falhas, que todos os prazos sejam cumpridos e, consequentemente, que sejam tomadas as providências para a realização desse prazo.

Nota-se, então, que o perfil do Controller Jurídico é específico e com diversas exigências. Por isso, é orientado que haja um investimento de tempo e esforços na seleção para que o profissional seja a pessoa adequada para aquela função.

É recomendável que seja selecionado a partir de algum profissional já componente da equipe do escritório. Contudo, é importante certificar de que o profissional seja extremamente adequada ao cargo, e não apenas tentar unir o “útil ao agradável”.

Controller Jurídico: moda ou necessidade?

A Controladoria e, consequentemente, a presença de um Controller Jurídico, pode e deve ser implantada em todos os ambientes em que há gestão da produção jurídica.

Porém, muitos ainda se perguntam se a contratação de um Controller ou a implantação de uma Controladoria é uma necessidade ou apenas uma moda.

Sabendo disso, separamos como seria a sua aplicabilidade em escritórios com estruturas e portes diferentes:

Escritórios de pequeno porte:

Os escritórios de pequeno porte podem e devem se beneficiar também na instalação dos setor de Controladoria, sendo apenas dimensionado de acordo com o porte reduzido do escritório.

Escritórios de pequeno porte não conseguem ver a necessidade de uma Controladoria ou de um Controller por dois motivos:

  1. Acreditam ser uma “moda” dos grandes escritórios;
  2. Não possuem verba suficiente e não entendem a sua importância. 

Controladoria pode parecer um setor “caro” por não ser diretamente produtivo ou responsável pelo faturamento. Porém, ela se torna a grande viabilizadora de rentabilidade em diversos casos e potencializa os lucros, e não podemos esquecer das questões ligadas ao compliance, qualidade, segurança e agilidade.

Assim, tendo o escritório o plano de crescer ou não, poderá prever em seu plano de negócios a implantação da Controladoria, começando pela contratação de um Controller e um assistente jurídico, de acordo com a necessidade.

Escritórios de médio porte

São ambientes extremamente propícios à implantação da Controladoria Jurídica, e isso ocorre por dois grandes motivos principais:

  1. Por mais que não sejam de grande porte, possuem um volume considerável de serviços, que demandam tratativas adequadas;
  2. É corriqueiro apresentar uma certa dificuldade de gestão por estarem em um processo acentuado de crescimento, o que exige cuidado e uma estratégia específica.

Neste contexto, a Controladoria jurídica se encaixa perfeitamente para suprir as necessidades do escritório, organizando-os internamente, criando os necessários procedimentos e padronizações, bem como introduzindo o conceito e rotina da análise de resultado, estruturando indicadores e métricas certas.

Escritórios de grande porte:

Em um escritório de grande porte é comum um departamento de Controladoria Jurídica, tanto para o suporte adequado ao setor técnico quanto para a análise frequente dos resultados da produção jurídica.

Conforme o escritório ou departamento cresce ainda mais, é comum considerar algumas mudanças, como a mudança de sede, necessidade de políticas internas mais rigorosas, contratação de advogados exclusivos para a atividade consultiva e outras inúmeras situações.

A Controladoria exerceu um papel crucial nesse sentido. No escritório de advocacia quando, por exemplo, recebe-se toda uma carteira de milhares de processos de uma vez só, tendo que cadastrá-los, classificá-los e auditar todos, mediante um bom plano de ação.

Ou seja, a Controladoria e a presença de um Controller Jurídico se faz mais do que necessário e importante para um departamento jurídico ou um escritório de advocacia, independente do seu tamanho, porte, tipo ou área de atuação.

O Controller Jurídico é uma função tática do escritório. Ele será o supervisor das atividades operacionais e responsável pelo auxílio dos sócios no gerenciamento do negócio. Por isso a figura deste gestor é imprescindível desde o início. Com o uso das ferramentas certas, o escritório alcançará todo o seu potencial!

(Software Jurídico)

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