Cumprimento de prazos a essência da rotina jurídica

Capa cumprimento de prazos
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Todo processo de florescimento de uma empresa passa por uma rotina organizacional. Nesse cenário, uma das principais preocupações, e talvez mais burocrática, é a rotina de prazos dos escritórios.

Em foco, tem-se a advocacia que é norteada pelas demandas processuais que ocasiona a essência da profissão: os prazos. Perder algum prazo ou alguma audiência pode causar prejuízo a clientela. Portanto, organizar os prazos, delegar tarefas e dividi-las é um ciclo importante para um bom funcionamento do escritório.

No intuito de otimizar e sistematizar os compromissos e afins, os profissionais jurídicos exploram ferramentas capazes de dirimir essas preocupações. Um exemplo disso é a busca por um software de gestão, que ajuda a trazer um modelo de organização automatizada.

Dividindo tarefas 

O desenvolvimento de uma plataforma gestacional trouxe alguns benefícios, como o controle de processos, publicações e demais benesses. Todas tendo a possibilidade de serem linkadas a agenda, facilitando assim a organização e cumprimento dos compromissos envolvidos no dia a dia do advogado.

Cumpre salientar que os compromissos remetem a ideia de horário, como audiências e prazos, já as tarefas são para serem executadas em determinado momento, como reunir os documentos.

Passos para organizar os prazos

Organizando tarefas e prazos

Organização de tarefas e prazos

O primeiro passo para alimentar o calendário ou gerenciador de prazos, é sincronizar os dados, homogeneizando o compromisso com a fato gerador.

Posterior a isso, coloque as prioridades, aquilo que é alta, média e baixa. Assim, facilitará na hora de realizá-las e sobrará tempo para as demais atividades do dia.

Já as tarefas de alta prioridade devem ser realizadas com urgência, pois tem um prazo curto para serem cumpridas, não podendo adiá-la. Por exemplo: audiência, despacho, recurso, dentre outras.

Já as que possuem o nível médio, são aquelas que tem um prazo um pouco maior para serem cumpridas, mas não menos importantes.

Por último a de baixa prioridade, é aquela que é realizada em segundo plano. Ou seja, é realizada se der tempo ou podem ser feitas em um curto prazo de tempo.

Facilitará também na divisão, o escalamento de cores para distinção dos compromissos ou atividades relacionadas ao escritório, facilitando a visualização dos mais e menos urgente. Por exemplo, tudo que estiver marcado de vermelho, é prioridade alta, amarelo, média e verde, baixa.

Por que é importante dividir tarefas?

Quando se planeja divisões de tarefas é relevante falar das subdivisões, ou seja, fracionar as grandes atividades em pequenas. Por exemplo, antes de iniciar uma Petição inicial ou Recurso, é importante separar um momento para análise de casos, estudo de jurisprudência ou teses de defesas, além de atividades que são feitas no modo automático, como juntada de documentos ou protocolos.

Essa quebra de atividades serve, principalmente, para não deixar as que são de fácil realização para depois ou não cair na procrastinação. Uma maneira interessante de otimizar seu tempo no seu planejamento semanal é identificar quais são as tarefas que acontecem repetidamente e anotar na agenda.

Ao realizar os compromissos ou atividades é importante sinalizá-las como feitas, assim não corre o risco de repetir atividades. Desta forma, ganhará mais produtividade e terá uma agenda organizada e não perderá prazos, já que como diz no vocabulário jurídico “o direito não se ocorre aos que dormem.”

Delegando tarefas

Aquele que delega alguma atividade está depositando confiança e acreditando no know-how do seu colaborador para a execução. O outorgante confere  as responsabilidades e autoridade em detrimento à tarefa, na finalidade de corroborar para o bom funcionamento do escritório e ainda preparar a equipe para trabalhar sob seu comando, solidificando o crescimento da empresa.

Os pontos base da delegação é informar com clareza ao delegado o que deve ser feito, o prazo estipulado para a realização da atividade, prontidão na realização e ainda ter feedbacks da execução até a finalização da mesma.

A delegação é fundamental para o aumento de produtividade. Pois se bem apropriada e atribuída, o administrador pode alcançar mais resultados, criando um endosso na forma de trabalhar, focando mais em seus planos de desenvolvimento do escritório ou em atividade que exija pessoalidade.

Nesse tópico, é bom citar as subdivisões de atividades, supracitado acima, colocando a critério a delegação das mesmas, ressalto que se a delegação ocorrer, poupará 30% do seu tempo com atividades menores.

Na delegação é possível trabalhar com prazos de D -1 ou D – 2, como isso funcionaria?

Se hipoteticamente, um escritório de advocacia tem um contrato com uma rede de supermercados, e essa contratação é renovada a cada semestre, como o administrador fica sobrecarregado com funções de cunho privativo, administrativo, estratégico e de execução, essa atividade poderia/poderá ser delegada a um colaborador ou deixar registrada em seu software a data de renovação contratual, podendo ser avisado desse compromisso um dia antes ou dois antes, para preparar a minuta contratual e alertar do vencimento do mesmo.

Portanto, com o aumento na flexibilidade da operação a delegação é eficiente e capacita a várias pessoas no desenvolvimento das tarefas.

Padrão de atendimento e tempo por tarefas

É simples a receita de produzir mais e gastar menos tempo no trabalho, basta planejar bem o dia, organizando as tarefas e dando prioridade para as mais urgentes e sempre manter a agenda atualizada.

O especialista em RH, Luiz Carlos Queirós Cabrera, afirma que economizar energia faz parte da percepção humana. Ou seja, para ele, ninguém usa mais que 70% de todo seu potencial no trabalho, devido às distrações quando se tem tempo a mais. Portanto, ter um controle organizacional faz parte do processo otimizador de tempo e de produtividade.

Logo, redimensionar tarefas e criar um padrão de tempo para realização dos compromissos é essencial para a engrenagem do escritório.

O ato organizacional de tempo do escritório, decorre também do planejamento material, colocando o cliente como prioridade e consequentemente seu tempo, privilegiando o momento do atendimento para colher e estruturar os próximos passos.

Planejamento material

A criação de um a ficha de atendimento com os dados necessários para a execução é uma ação primordial para concretização do feito. Através dela, cria-se um padrão de atendimento constatando a narrativa dos fatos. Ou seja, a necessidade do cliente ter informações de documentos pessoais, detalhes sobre atendimento e ainda a forma que o mesmo deseja receber as informações sobre seu processo.

A mesma ficha serve para controle interno, pois ao nomear um responsável para cuidar desse caso, é importante, eleger um tempo de atividades carregadas de informativos.

Também é fundamental colocar um tempo para cada tipo de atividade. Por exemplo, quinzenalmente deve-se enviar relatórios sobre as movimentações que o processo tiver, ficar atento aos prazos processuais, envio mensal de relatório de desempenho, reuniões com cliente, diligências internas, dentre outra ações.

Desta forma, ganha-se tempo e ainda fideliza o cliente, pois trata-o como prioridade e informa sobre as condições que seu processo corre.

Lembrando que a ficha é só um meio de otimizar e padronizar o atendimento, e o tempo sugerido para cada atividade pode variar de acordo com o tamanho do escritório e rotina dos mesmos.

Contudo, é importante fazer esse controle, pois os benefícios são claros, e quando os resultados surgirem, será possível perceber quanto o escritório rendeu e como os colaboradores floresceram.

Advogada, formada em Direito pela Faculdade Evangélica de Rubiataba (FACER), analista de negócio na Data Lawyer, local em que despertou o ensejo pela controladoria jurídica, e desde então venho buscando aprimoramento nas áreas mencionadas.

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