4 dicas para a delegação de tarefas no escritório de advocacia

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Com o crescimento do seu escritório é muito comum que as demandas se multipliquem e comecem a tomar grande parte do seu dia. Se você sentir que está ficando sobrecarregado com tantas atribuições, é preciso conhecer a técnica de delegação de tarefas.

Todo empreendedor tem medo de que colocar atividades nas mãos de colaboradores e, como resultado, o nível de qualidade dos serviços diminuir. Se você também sente isso, é algo comum de quem lida com colaboradores.

Você precisa pensar que é praticamente impossível centralizar todas as atividades em uma pessoa só: gestão financeira, controle jurídico, atendimento ao cliente, coordenação de equipe.

Além disso, se você quer que o seu escritório de advocacia cresça e atinja novos patamares, é preciso parar de se preocupar tanto com as tarefas operacionais e começar a pensar em como você vai atrás de um crescimento estratégico.

E para isso, será necessário focar na gestão do tempo e produtividade do seu escritório, procurando soluções inteligentes para equilibrar velocidade e qualidade na execução dos serviços.

Atualmente existem diversas técnicas e ferramentas que te ajudam a distribuir e acompanhar a execução de atividades do seu empreendimento.

E, por isso, neste artigo, você vai aprender a implantar um processo efetivo de delegação de tarefas, além de saber quais benefícios essa técnica traz para seu escritório advocacia. Confira!

O que é uma delegação de tarefas?

A delegação de tarefas é a tática de estabelecer determinadas atividades, antes executadas por você, à outros profissionais.

O objetivo dessa estratégia é orientar outros profissionais a realizar outras atribuições, para que você possa se concentrar em assuntos mais importantes.

Nesse processo, durante a mudança mencionada, você acompanhará o resultado e poderá fornecer um feedback, para que o colaborador melhore cada vez mais em sua nova função.

É normal se sentir um pouco inseguro no início ao compartilhar atividades com um outro profissional.

Com o tempo, você vai perceber o quanto foi positivo dividir essas responsabilidades com o seu time, pois além de desafogar a sua rotina de trabalho, você estará motivando e desenvolvendo a sua equipe.

Se o seu escritório de advocacia faz um bom trabalho, tenha certeza que a carteira de clientes vai aumentar. Nesse caso, a delegação de tarefas é importante para evitar problemas com prazos, sobrecarga de trabalho e qualidade dos serviços.

Quais são as vantagens de delegar tarefas?

A criação de um processo de delegação de tarefas oferece benefícios que impactam diretamente nos resultados do seu negócio, como:

  • Conhecimento das habilidades da sua equipe;
  • Aumento na produtividade e no lucro do empreendimento;
  • Cultura de engajamento, com incentivo à colaboração;
  • Gestão de tempo da gestão, para tomadas de decisão.

Ao delegar tarefas para sua equipe, você perceberá exatamente quais são os pontos fortes e fracos dos colaboradores. Assim, é possível atribuir atividades de acordo com o perfil específico de cada membro da equipe.

Esse método aumenta a produtividade do escritório, pois além de fazer as atribuições de forma eficiente, sua própria equipe pode pensar em novas formas de automatizar o trabalho.

Uma das melhores vantagens da delegação de tarefas é que a equipe pode fornecer feedbacks sobre as dificuldades dos trabalhos, para que as soluções sejam pensadas de modo coletivo, para facilitar as atividades.

Na maioria dos casos, esse esforço coletivo resulta no aumento da receita do empreendimento, devido ao alto crescimento da produtividade da equipe.

Outro benefício é o aumento do nível de engajamento do time, devido à confiança depositada em seu trabalho. A iniciativa de delegar tarefas estabelece um clima de colaboração, onde o time aceita e abraça os desafios que surgem.

Quando começar a delegar tarefas?

A maioria dos advogados iniciantes só entendem a importância de equilibrar a quantidade de atividades que realiza quando é tarde demais.

Eles apenas enxergam valor nessa estratégia quando os serviços ficam desorganizados, os prazos são perdidos e os clientes ficam insatisfeitos. Essa é a grave consequência do medo de confiar no trabalho da sua equipe e ficar atolado em responsabilidades.

Se você tem em evitar esses prejuízos e quer fazer diferente, você pode fazer algumas perguntas para saber se é o momento de começar a fazer a delegação de tarefas:

  • Minha agenda está tão cheia, que não consigo atender novos clientes?
  • Estou conseguir cumprir o prazo de todas as atividades do meu escritório?
  • Preciso levar trabalho para a casa ou estender minha jornada de trabalho para conseguir realizar todas as tarefas?
  • Com essas novas demandas que surgem, estou conseguindo cumprir com o meu fluxo de trabalho diário?

A partir das respostas, será possível ter uma visão geral sobre o momento em que seu escritório de advocacia está passando. Assim, você perceberá se esse é o momento de delegar tarefas à sua equipe, antes que as consequências sejam grandes.

Como fazer a delegação de tarefas do escritório de advocacia?

Agora que você já sabe o porquê é importante começar a delegar atividades em seu empreendimento, está na hora de aprender a como colocar esse conhecimento em prática.

Vamos te mostrar, passo a passo, a como iniciar um processo de delegação de tarefas no seu escritório. Está preparado? Vem comigo!

Crie uma lista de atividades

O primeiro passo para começar a delegar tarefas é fazer uma lista de atividades, com itens que compõem o seu fluxo de trabalho.

Com as informações em mãos, é preciso começar uma análise minuciosa, com o objetivo de decidir quais atribuições podem ser repassadas à um outro profissional.

A lista te ajuda, por ser um recurso visual, a ter consciência da sua rotina e perceber que você realmente está cumprindo tarefas que não ajudam na sua produtividade.

A partir das informações que você anotou, se pergunte:

  • Qual o nível de complexidade dessas atividades? Embora seja interessante permanecer com tarefas que possuem um nível de complexidade alto, você pode, facilmente, atribuir trabalhos com menor complexidade à outros profissionais.
  • Quais das micro tarefas podem cumpridas por outra pessoa? Consultas, ligações e mails podem ser facilmente delegados à outras pessoas, principalmente as tarefas não são difíceis, mas são burocráticas.

Às vezes, seu colaborador não precisa realizar toda a tarefa, mas pode realizar atividades que facilitem o seu dia a dia. Não tenha medo de delegar tarefas, confie na sua equipe e mostre o quanto o trabalho deles é valorizado.

Escolha os responsáveis pela função

Com as atividades já definidas, será preciso apontar os responsáveis para a execução de cada uma. A melhor forma de fazer isso, é conversando com a sua equipe para conhecer as competências e habilidades do seu time de colaboradores.

No entanto, além disso, você precisa verificar seu fluxo de trabalho, porque a ideia é melhorar sua produtividade e não sobrecarregá-los.

Antes de inserir uma responsabilidade em sua rotina, atente-se para os tipos existentes de delegação de tarefas:

  • Transferência total: onde o determinado profissional ficará responsável por toda a execução da atividade, do início ao fim;
  • Transferência parcial: onde o profissional ficará apenas encarregado de uma parte da tarefa.

Por isso, escolha a pessoa responsável e classifique seu nível de responsabilidade. Também é preciso se certificar de fazer um bom treinamento, garantindo que a equipe se sinta confortável com as novas atribuições.

Cumprimento dos prazos

Uma das perguntas mais importantes que você pode se fazer no momento da delegação de tarefas é: “Em quanto tempo a atividade precisa ser realizada?”.

Sabemos que tarefas sem prazos podem acabar sendo esquecidas em uma rotina de trabalho intensa.

O problema é que, em atividades jurídicas, a perda de prazos podem ter grandes consequências para o empreendimento. Por isso, ao repassar uma atividade para o colaborador, é indispensável que você explique o prazo de execução.

Deixe claro que você estará sempre disponível para ajudá-lo ou tirar dúvidas quanto for necessário. Não adianta apenas atribuir a tarefa para o colaborador, pois, ao contrário de você, ele pode não ter o conhecimento necessário para realizá-la.

No início é preciso ter paciência e auxiliá-lo na elaboração das atividades, até que ele se desenvolva, adquira experiência e consiga equilibrar qualidade e velocidade na realização das tarefas.

Acompanhamento de resultados

Mesmo que você delegue uma nova função para o colaborador, o acompanhamento e a supervisão dos resultados devem ser feitas por você.

Garanta que o seu time tenha entendido o objetivo da atividade, o modo de execução e que realmente as atribuições estejam sendo feitas de forma assertiva.

Você, enquanto gestor, precisa fornecer feedbacks para que a sua equipe evolua cada vez mais, pois se ela não souber como melhorar rápido, não será possível colher os resultados dessa nova estratégia.

Por isso, reserve um tempo na sua agenda para realizar feedbacks construtivos, que realmente ajudem os profissionais a se desenvolver e entregar tarefas com mais qualidade.

No início, pode parecer que você está gastando muito tempo com treinamento, feedbacks e tirando dúvidas da equipe, mas é importante enxergar como um investimento, sabendo que ,à longo prazo, essa tática fará uma grande diferença na sua rotina de trabalho.

Conclusão

Implementar um processo de delegação de tarefas é mais fácil do que você imagina e pode trazer benefícios incríveis para seu empreendimento, não é mesmo?

Para potencializar os resultados do seu escritório, existem ferramentas automatizadas, como um software jurídico, por exemplo, que ajudam a chegar aos seus objetivos de forma ainda mais rápida.

Além de ter ajudar a profissionalizar o fluxo de trabalho, um sistema jurídico oferece uma visão geral sobre todas as áreas de um escritório de advocacia, o que facilita muito o seu trabalho de gestão ou a rotina da sua equipe.

Imagine ter a oportunidade de otimizar o seu tempo, tendo informações em tempo real sobre prazos, atividades, processos e publicações em um lugar só.

Essa é a melhor junção entre direito e tecnologia, pois permite padronizar fluxos de trabalho e o atendimento ao cliente, o que vai trazer uma alto índice de produtividade para sua empresa.

Agora que você já sabe como delegar tarefas e tem certeza que a automatização de processos ajuda seu escritório a atingir mais patamares ainda mais altos, que tal ver esses webinar sobre como escolher o seu software jurídico?

(Software Jurídico)

Juntamos experiência e inovação. Somos mais do que uma plataforma de Gestão Jurídica, somos um hub de tecnologia. Acreditamos em uma advocacia orientada a dados.

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