Fluxo de trabalho na advocacia: como definir e controlar

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Já pensou que definir um fluxo de trabalho na advocacia pode ser uma estratégia inteligente para facilitar o  dia a dia e tornar a equipe mais produtiva?

Você já deve saber que escritórios de advocacia possuem um grande fluxo de trabalho, devido a quantidade de pequenos procedimentos na rotina do empreendimento.

Se você for um advogado iniciante e estiver montando seu próprio negócio, pode ter dificuldades em organizar sua própria agenda e a rotina dos outros setores.

Imagine ter que organizar os processos, as tarefas administrativas e verificar os atendimentos, tudo de uma vez só.

Já pensou sobre a possibilidade de ter controle sobre tudo o que acontece no escritório de uma ponta a outra?

Caso tenha ficado curioso, saiba que é possível, sim, ter controle de todos os processos, mas apenas se você tiver um fluxo de trabalho organizado.

Um fluxo de trabalho em um escritório de advocacia é a estruturação dos processos do empreendimento e ajuda a organizar as atividades rotineiras, garantindo que tudo seja feito com a melhor qualidade possível e dentro dos prazos.

Vantagens de definir um fluxo de trabalho na advocacia

Organizar um fluxo de trabalho traz enormes benefícios para sua empresa e para a qualidade de vida de seus colaboradores.

Um gestor que define um bom fluxo, desfruta de inúmeras vantagens, como:

  • Organização dos departamentos do escritório de advocacia;
  • Maior nível de produtividade da equipe;
  • Controle de qualidade das atividades;
  • Redução da sobrecarga dos colaboradores;
  • Diminuição dos erros e necessidade de retrabalho das tarefas;
  • Maior colaboração entre os setores da empresa.

Todos esses benefícios influenciam diretamente na receita do seu escritório, que vai se organizar melhor, prestar serviços com mais qualidade, agradar os clientes e, assim, até mesmo, conseguir indicações.

Por este motivo,é preciso aprender como definir e controlar um bom fluxo de trabalho na advocacia.

Como definir um fluxo de trabalho na advocacia?

Definir um fluxo de trabalho assertivo será um grande desafio para sua empresa, pois é necessário se esforçar para implementar novos processos.

Sem organização é provável que a produtividade das atividades caia, já que o controle de procedimentos e prazos será mínimo.

O problema de um empreendimento jurídico é não ter o mínimo de planejamento ou processos definidos para que a jornada de trabalho da equipe seja bem aproveitada. Para isso, separamos algumas formas eficientes para definir um fluxo de trabalho no seu escritório, confira:

Liste todas as atividades

O primeiro passo para estabelecer um bom fluxo é organizar todas as atividades dos setores do seu escritório. Separe quais são as atividades diárias de todos os departamentos.

Então liste todas as tarefas rotineiras das equipes para que eles não se esqueçam de fazer o que é primordial. Aproveite também para listar atividades que não são diárias, mas devem ser feitas de tempos em tempos.

Não esqueça que esse processo de listagem tem que ser feito em todas as áreas do seu escritório: financeiro, marketing, jurídico, atendimento e administrativo.

Lembre-se também que existem longas tarefas que são divididas em várias partes. Por exemplo: o setor de atendimento ao cliente deve se atentar na primeira consulta, na fase da assessoria e depois, é claro, fazer um bom pós atendimento ao cliente.

Dentro dessas fases, existem diversas atividades pequenas, que muitas vezes, não são feitas de uma vez só. Dessa forma, pegue uma atividade longa e desmembre todos os procedimentos que devem ser feitos até finalizá-la.

Defina prazos e tempo de execução para essas atividades

Imagine que um cliente tenha solicitado assessoria jurídica em uma ação trabalhista contra sua antiga empresa. Em quanto tempo, depois da solicitação, você deve protocolar a ação?

Quanto tempo é necessário para fazer todo o procedimento?

Se você quer um fluxo de trabalho assertivo em seu escritório, você deve pensar nesses dois pontos: o prazo e o tempo de execução das tarefas.

Para definir esses dois pontos, pegue a listas de tarefas que você montou anteriormente e defina:

  • Prazos para realização das atividades;
  • Tempo de execução para cada tarefas;
  • Período de confirmação da realização.

Não esqueça que esse processo deve ser feito para cada uma das tarefas que você listou. Assim, sua equipe não correrá o risco de deixar alguma atividade passar em branco.

No entanto, é preciso se atentar: antes de definir qualquer prazo ou tempo de execução das tarefas é importante consultar a sua equipe.

Não é aconselhável deixar sua equipe ociosa, mas também não deve sobrecarregá-la com prazos impossíveis de cumprir. Afinal, estamos falando da qualidade do seu serviço.

Defina prioridades

Agora que você já definiu os prazos das tarefas devem ser realizadas, é importante definir as prioridades das atividades. Você pode dividir em prioridade alta, média ou baixa.

Assim, sua equipe saberá qual é o foco do escritório e poderá se planejar para garantir a qualidade dos serviços dessas atividades. Por exemplo: ela deve dar mais atenção aos casos judiciais mais complexos ou a clientes mais rentáveis?

Classificar tarefas por prioridade é importante para que elas nunca sejam deixadas de lado ou se atrasem. Se houver uma grande demanda para seus colaboradores, eles saberão quais devem cumprir primeiro.

Defina uma rotina

Estabelecer uma rotina para os colaboradores é muito importante se você quer estruturar um bom fluxo de trabalho.

Ao contrário do que se pensa quando falamos de rotina, a intenção não é que seja maçante, mas sim agir de modo estratégico para instaurar um fluxo mais eficiente.

Nesta etapa você pode se perguntar: qual será a ordem das atividades?

Para responder essa pergunta, você pode consultar a lista de atividades, prazos e prioridades para montar o plano semanal para seus colaboradores.

O planejamento deve mapear as ações que estão presentes no dia a dia de cada departamento e unir a um determinado momento do dia.

Por exemplo: quando seu assistente chega no escritório, qual é a primeira coisa que ele precisa fazer? De que jeito? Em quanto tempo? Qual é a próxima atividade?

Essa é a chance de criar hábitos eficazes para as equipes e para que a controladoria jurídica da sua empresa acompanhe todos os andamentos das ações.

A seguir todas essas dicas, você terá um fluxo de trabalho na advocacia bem definido. O próximo desafio será inserir isso na rotina do seu escritório.

Organizando o fluxo de trabalho da sua equipe

Após definir um fluxo de trabalho, você deve informá-lo a sua equipe e começar a implantá-lo em sua empresa.

Tenha em mente que a fase inicial não é tão fácil assim. Sua equipe vai se adaptar aos processos aos poucos e, por isso, é importante dar espaço para ela.

Um parte interessante de implantar esses novos processos é que você vai perceber quais são os problemas de produtividade que sua equipe possui.

Após identificá-los, você pode resolvê-los de duas formas:

  • Trabalhar nas dificuldades específicas de cada colaborador;
  • Delegar tipos de tarefas de acordo com a facilidade dos profissionais.

Por este motivo, reserve um tempo para conhecer as habilidades de cada um para usar de modo estratégico e inserir no fluxo de trabalho.

Você pode até estabelecer métricas de produtividade para comprovar se esse é o fluxo de trabalho ideal para o momento em que a sua empresa está vivendo.

Pois, se achar interessante, você pode ajustar o fluxo de trabalho à realidade do seu empreendimento.

Como ter o controle do fluxo de trabalho do escritório de advocacia?

Ter o controle do fluxo de trabalho é essencial para medir a efetividade das estratégias que o seu empreendimento vai seguir a partir de agora.

Muitas empresas utilizam ferramentas de gerenciador de tarefas, ou até mesmo agendas on-line, como o Google Agendas.

No entanto, essas ferramentas nem sempre atendem os escritórios de advocacia, pois não é integrada com outros módulos importantes para um escritório que é possível encontrar em um sistema jurídico, como por exemplo:

  • Pasta de processos;
  • Publicações;
  • Pessoas;
  • Jurisprudência;
  • Financeiro.

Hoje em dia, existem softwares jurídicos que te ajudam com a necessidade de manter um fluxo de trabalho organizado e integrado com todos os setores do seu escritório.

Eles te ajudam com a gestão de processos e atividades, permitem o acompanhamento dos prazos, movimentações e gerenciamento dos documentos, assim como permitem que você monte um fluxo de atividades, proporcionando uma visão geral para seu escritório.

A ideia de ter esse controle é saber se tudo está funcionando dentro dos prazos e com a qualidade estipulada pela gestão.

Com um fluxo de trabalho na advocacia é possível aproveitar mais o tempo da equipe, diminuir o retrabalho e apresentar a melhor versão da sua empresa para os clientes.

(Software Jurídico)

Juntamos experiência e inovação. Somos mais do que uma plataforma de Gestão Jurídica, somos um hub de tecnologia. Acreditamos em uma advocacia orientada a dados.

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