Gestão de escritório de advocacia: os segredos para o sucesso!

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A boa gestão de escritório de advocacia é um assunto discutido por todos aqueles que desejam melhorar e simplificar a sua rotina.

Certamente, você já sentiu na prática todas as dificuldades de um empreendedor que teve como escolha profissional abrir o próprio negócio jurídico.

É comum uma constante preocupação com alguns pontos importantes do seu escritório e que demandam mais tempo do que o necessário, como: o cumprimento de prazos, baixa produtividade e capacidade de manter a equipe engajada, lidar com clientes e resolver falhas, tudo isso sem uma gestão estratégica.

Algumas dessas falhas, em algum momento da sua gestão, farão com que o seu escritório perca dinheiro, e com que os seus colaboradores percam tempo. Como o próprio clichê afirma “tempo é dinheiro”, toda atenção é merecida.

Sabendo disso, separamos as principais atividades que são vistas como um atraso para a gestão do escritório de advocacia moderno.

E para conseguir resolver da melhor maneira, você também conhecerá propostas de ações para que essas falhas sejam superadas.

Quer conhecer os segredos exclusivos da boa gestão que preparamos para você? É só continuar a leitura!

Fique de olho: atividades que atrasam o seu escritório

A gestão eficiente de um escritório de advocacia no mundo moderno é um grande desafio!

O problema é encontrado quando os gestores e colaboradores acabam se perdendo em compromissos cotidianos, fazendo com que a organização das atividades e a atenção voltada à elas não é realizada.

Por isso, repensar as atividades que atrasam o seu escritório e compreender métodos de mudanças se torna essencial. Confira pontos que você deve ficar de olho:

1. Falta de redistribuição de tarefas

Um dos fatores que contribui para falhas na gestão de um escritório de advocacia eficiente é a distribuição e redistribuição de tarefas para determinado colaborador ou time.

Isso desencadeia em excesso de trabalho, estresse e erros advindos de retrabalhos desnecessários.

Se olharmos para o gestor e as suas funções, como essas tarefas são delegadas e, ainda mais importante, acompanhadas? É utilizada alguma ferramenta online de organização?

Para te ajudar com a boa gestão das atividades a serem feitas e, consequentemente, distribui as atividades corretas para cada colaborador, com data de início e término, criamos um quadro em uma ferramenta de organização. Nele você encontra todas as dicas de como usar e ter uma boa experiência:

Se essa situação é comum em seu escritório,  é hora de fazer uma ampla análise e equilibrar a demanda para organizá-la entre os funcionários e o gestor.

Existem diversas metodologias e sistemas de trabalho que contribuem para o gerenciamento diário. Dessa forma, tudo fica melhor distribuído e definido. Contando com o monitoramento dessas atividades, a alta performance da sua equipe logo menos chegará.

2. Atividades não automatizadas e repetitivas

Se existe algo que atrasa bastante a rotina de uma empresa é o uso exagerado de papéis, planilhas e agendas, prejudicando a performance dos funcionários, dificultando até mesmo a procura de alguma documentação em um segundo momento.

Por isso, utilizar a tecnologia de armazenamento em nuvem para guardar todas as informações é uma excelente maneira para tornar o processo e a rotina mais dinâmica e eficiente, evitando maiores erros humanos e retrabalho.

Quanto ao uso de planilhas, existem softwares jurídicos que automatizam essa funcionalidade, dando ao gestor e, consequentemente, ao escritório, mais segurança e comodidade. Falaremos sobre no decorrer do blog post, mantenha-se atento!

3. Esquecer da gestão financeira

Manter a gestão financeira eficiente em um escritório de advocacia sempre foi palavra de ordem. Tenho certeza que no seu também não é diferente, não é mesmo?

Sem dados a gestão financeira não funcionará da maneira correta, como por exemplo: hoje, você sabe qual o seu fluxo de caixa diário e consegue ter previsão acerca do mês atual?

Se isso não está sendo feito ou pensado no seu escritório, você pode estar perdendo dinheiro!

Se você usa o Excel ou as tabelas do Google para fazer o controle financeiro, falhas constantes podem ser observadas, e a dificuldade em alimentar essa planilha, à medida que o escritório cresce, passa a ser rotineiro.

Para isso é preciso pensar, primeiramente, nos honorários advocatícios aplicados ao seu escritório e, posteriormente, a relação entre ferramentas de gestão e o financeiro. Fazer esse alinhamento juntamente às informações sobre casos, processos e clientes é a melhor opção!

4. Descuidar do relacionamento com os clientes

Uma rotina desorganizada também afeta os seus clientes, você sabia disso?

A gestão de escritório de advocacia também deve contemplar os seus clientes. Sem uma dinâmica automatizada e com atrasos, o cliente não sabe como está o andamento do processo, e quando ele questiona isso, qual resposta imediata você dá a ele?

Se descuidar do relacionamento com os seus clientes é um erro inadmissível, sem eles, como o seu escritório cresce? Para isso, pense no atendimento como um grande diferencial competitivo, sendo necessário a priorização de ações estratégicas e de um cuidado mais do que especial.

Por isso, se atente à formas automatizadas de ter os dados dos clientes e o histórico dos processos em um só lugar!

Vamos ao exemplo: atualmente o seu cliente é o intermediador para ter informações sobre a movimentação do processo? Saiba que a partir da organização da sua gestão, é possível enviar um relatório mensal com as informações necessárias. Essa é uma forma de demonstrar o quanto você se importa com ele e com o trabalho a ser realizado.

Assim que for necessário retomar o contato, tudo o que você precisa estará em suas mãos.

5. Não se preocupar com o crescimento saudável do escritório

Por último, mas não menos importante, não se preocupar com o crescimento do seu escritório de maneira saudável não é a melhor atitude a ser tomada.

Quanto maior o número de colaboradores e o número de clientes, mais difícil é para o gestor manter a organização e padronização dos atendimentos. E isso reflete, de forma direta, no crescimento do escritório.

Estabelecer padrões de excelência na gestão de escritório de advocacia se torna imprescindível diante da situação acima, concorda comigo? Por isso, a sua melhor opção está no estabelecimento de fluxos claros de trabalho e no acompanhamento constante de tudo o que deve ser realizado.

O uso de planilhas nesta situação também não é a melhor opção, afinal, você precisará de todo o processo organizado para que só assim, veja o crescimento e saiba qual está sendo a melhor opção de investimento.

Mesmo que o seu foco não seja, exatamente, o crescimento da sua empresa, a utilização de um sistema automatizado ajuda a sua empresa a se organizar e manter-se saudável. Pense nisso!

Então, como fazer a boa gestão de escritório de advocacia?

Se ao ler todos os pontos citados acima e perceber que no seu escritório boa parte dessas atividades e iniciativas estão acontecendo, entende que agir de outra maneira para ter uma gestão de escritório de advocacia mais eficiente é preciso?

Podem parecer ações complicadas ou em bastante número para serem postas em prática, mas, acredite, um bom planejamento estratégico e ações focadas serão de grande ajuda.

Isso acontece quando você conta com a tecnologia. O uso de um software de gestão jurídica possui a capacidade inovadora de consolidar e simplificar todo o trabalho colaborativo do seu escritório, economizando tempo com o trabalho em nuvem e de onde quer que você esteja!

Com um software que ajude na gestão do escritório é possível planejar a rotina de todo o escritório. Assim, evita acúmulo de trabalhos e, como consequência, que os prazos estourem.

É uma forma de conseguir otimizar o tempo, gerar mais produtividade e facilitar a delegação de responsabilidades para os colaboradores do escritório, facilitando o controle por parte do gestor.

Não perca tempo, comece agora mesmo a fazer a melhor gestão de escritórios de advocacia, de forma automatizada, com as atividades em dias, distribuindo corretamente as atividades e, é claro, sempre acompanhando o que está sendo feito, com dados em mãos!

(Software Jurídico)

Juntamos experiência e inovação. Somos mais do que uma plataforma de Gestão Jurídica, somos um hub de tecnologia. Acreditamos em uma advocacia orientada a dados.

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