8 características para uma melhor gestão de escritórios de advocacia

gestão de escritórios de advocacia

A gestão de escritórios de advocacia bem sucedida compartilha muitas características comuns.

Sabemos que não existe uma fórmula mágica única para o sucesso de cada escritório. É claro que há diferenças nas ofertas de serviços e mercados podem variar muito. Mas, dito isso, parece haver princípios primordiais que, quando colocados em prática na gestão de escritórios de advocacia, produzem resultados.

Vamos dar uma olhada em alguns deles.

1 – Estratégia de negócios clara para gestão de escritórios de advocacia

Esta é provavelmente a característica mais crítica. Preparado com uma proposta de serviço e um nicho de mercado claramente definidos que você deseja servir, como gestor do seu escritório, você está no meio do caminho.

Uma vez que estes pontos estão decididos, não há espaço para distrações em áreas que possam diluir seu objetivo principal.

No entanto, por si só, isso não é suficiente. Você deve certificar-se de que a mensagem estratégica seja compreendida por todos os colaboradores do escritório de advocacia, e que seja transmitida externamente para permitir que clientes e potenciais clientes compreendam.

2 – Diferencie sua prática

Com uma estratégia claramente definida estabelecida e comunicada, sua atuação deve ter como foto te diferenciar no mercado tão concorrido como o jurídico. Como qualquer bom profissional de marketing dirá, você deve fazer com que os valores de seu escritório atraiam seus clientes. Essa talvez seja uma das mais importantes características para gestão de escritórios de advocacia bem sucedidos.

Uma das melhores maneiras de se diferenciar de outros escritórios de advocacia é superar as necessidades e expectativas do cliente. Aumente a percepção de valor sobre seus serviços e veja os resultados!

Que tipos de benefícios um advogado pode oferecer para seus clientes?
  • Ofereça atendimento personalizado e adapte a linguagem utilizada ao seu cliente;
  • Tenha alguém para receber e atender os clientes, os instrua sobre como conversar e fazer com que eles se sintam o mais confortável possível;
  • Mantenha o ambiente sempre limpo e organizado;

Então lembre-se: seu cliente deve ser valorizado acima de tudo. Sistematize seu trabalho, organize o ambiente, aumente sua produtividade e evite estes erros que podem prejudicar seu escritório!

3 – Tecnologia gestão de escritórios de advocacia

Ainda existem milhares de advogados adeptos ao mundo do papel e das planilhas do excel. Mas assim como as relações sociais se transformaram dentro do atual mundo virtual, a advocacia também evoluiu. E quem busca ser reconhecido pelo seu diferencial competitivo na advocacia precisa sair do tradicional e andar de braços dados com a tecnologia na gestão do seu negócio.

Não estou dizendo para aposentar de vez a papelada do seu escritório, nada disso. Mas entenda que implementar ferramentas tecnológicas na gestão da advocacia, enquanto negócio, vão te dar maior controle e segurança para o seu ofício, bem como permitir a melhor organização do tempo e otimizar a aplicação dos dois pilares anteriores: a qualidade na comunicação com seus clientes e o compartilhamento de conhecimento e resultados.

4 – Utilize ferramentas de controle para gestão de escritórios de advocacia

Para facilitar na gestão do seu escritório, escolha uma ferramenta para ter todas as rotinas e processos mapeados e controlados.

Muitas destas ferramentas dispõem a unificação de informações e permite a padronização de procedimentos, e também dispõe de relatórios importantes para o escritório.

Busque por ferramentas que centralizem as rotinas do escritório em um único local, com controle administrativo integrado.

Os principais pontos a considerar nos sistemas ou softwares de gestão jurídica são:
  • Gestão de Prazos e Processos;
  • Indicadores de Performance;
  • Relatórios;
  • Agenda;
  • Controle Financeiro integrado ao processual;
  • Gerenciador Eletrônico de Documentos.

5 – Os indicadores de desempenho

Ao adquirir o software jurídico com relatórios gerenciais integrados, significa não ter a necessidade de outras ferramentas. Suas informações mais valiosas podem ser processadas, analisadas e comparadas e então mostradas nos painéis de controle do sistema, sem nenhuma dificuldade.

Um desafio que muitos escritórios enfrentam é como aproveitar efetivamente todos os dados armazenados, encontrar e analisar padrões e tendências e traduzi-los em melhorias nos negócios.

O termo “Big Data” refere-se a esses grandes conjuntos de dados, bem como ao conceito de analisá-los computacionalmente nas dashboard e compreender as vastas resmas da informação digital.

Os escritórios de advocacia podem usar ferramentas de big data para melhorar o conhecimento de seus clientes e identificar oportunidades para oferecer assessoria jurídica adicional. E tudo isso pode ser compilado e colocado para uma análise por meio de seu software jurídico, na dashboard.

À medida que quantidades crescentes de dados são capturadas, a vantagem real para muitos escritórios de advocacia não está necessariamente na análise de dados históricos, mas na compreensão dos novos dados recebidos e na formação de estratégias para reagir a padrões emergentes em tempo real.

Estratégias legais são frequentemente formadas com uma compreensão completa dos resultados prováveis com base no conhecimento dos resultados em casos semelhantes anteriores. Embora isso seja tradicionalmente relacionado à experiência profissional, a análise de dados também pode ajudar a prever os resultados, analisando a jurisprudência digitalizada e os padrões de localização dos processos, por exemplo.

Esses indicadores, contudo, precisam estar relacionados à cultura organizacional do escritório, e o gestor deve acompanhá-los (de preferência, semanalmente) para confirmar se as metas e objetivos estão sendo cumpridos.

6 – Seja o melhor lugar para trabalhar

Organizações que desenvolvem seus funcionários, investem nelas e criam uma cultura agradável no local de trabalho superam aquelas que não o fazem. Não é ciência de foguetes. Funcionários engajados e comprometidos têm um desempenho melhor e a síndrome da porta giratória é evitada. O recrutamento perpétuo de substitutos é um hobby caro.

Isso se aplica igualmente aos advogados e aos membros de suporte e gerenciamento da equipe. Se sua equipe se sentir engajada, será mais produtiva e inveterada. Quando você tem uma equipe altamente motivada e bem treinada, você tem a oportunidade de uma maior delegação e isso só serve para capacitá-los a alcançar metas maiores.

7 – Empatia dentro e fora do escritório

Empatia é a capacidade de se colocar no lugar do outro. O gestor empático é capaz de se colocar no lugar do seu colaborador, para atender às demandas, fazendo-o trabalhar melhor, e também no lugar do cliente, buscando sempre meios de dar a ele o produto de que precisa.

Essa capacidade de ver como o cliente possibilita a criação e a manutenção de um vínculo mais duradouro com as pessoas.

8- Invista nos resultados

A eficiência da gestão também está relacionada ao direcionamento do lucro. Reinvestir parte do resultado obtido é uma estratégia importante para o escritório bem-sucedido.

Esse investimento pode ser feito na melhoria de um serviço, na contratação de um novo profissional ou na educação continuada da sua equipe.

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