Como fazer a gestão do tempo e produtividade na advocacia?

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Se você é um empreendedor jurídico, sabe a importância de técnicas de gestão do tempo e produtividade na advocacia para realizar todas as demandas no prazo correto, sem esquecer da qualidade.

Atualmente um advogado precisa se preocupar com diversas atividades: acompanhamento de processos, atendimento ao cliente, gestão do escritório de advocacia, dentre muitas outras atribuições.

Com essa rotina pesada, é normal ter certa dificuldade para se concentrar e realizar as tarefas do empreendimento com calma e tranquilidade.

Saiba que a capacidade de organização é o segredo do sucesso de escritórios de advocacia, pois é a única forma de não sobrecarregar os advogados com o excesso de obrigações.

Fazer a gestão do tempo e produtividade na advocacia pode parecer difícil no início, mas se você se dedicar a estabelecer processos assertivos de organização é possível.

Por este motivo, você vai aprender, neste artigo, a como gerenciar seu tempo, para realizar demandas de forma mais ágil, atender mais clientes e ainda ter tempo para tomar atitudes estratégicas.

Você está preparado?

Dicas de gestão do tempo e produtividade na advocacia

Uma coisa é certa: ninguém gosta de ficar sobrecarregado. Não é saudável ficar sempre mais tarde no escritório resolvendo problemas ou levar trabalho para casa pelo excesso de demanda.

De vez em quando, não existe problema em levar algo para resolver mais tarde, mas se isso acontecer com frequência, pode ser um indicador preocupante.

Essas dicas vão te ajudar a distribuir as atividades dentro do seu horário de trabalho, para que você não se sinta sobrecarregado ou tenha que estender seu período de trabalho todos os dias.

Estabeleça uma rotina

Em primeiro lugar, você deve ter um fluxo de trabalho organizado, o que implica em ter uma rotina minimamente definida.

Como você acompanha os processos? Que aspectos administrativos você precisa consultar diariamente? Quais atividades jurídicas precisam ser realizadas diariamente?

Se você tem uma rotina com atividades que devem ser repetidas ou constantemente consultadas é interessante criar checklists para não esquecê-las. Assim que você realizar uma tarefa, pode riscá-la.

Esse estímulo é até importante para mostrar que você cumpriu as tarefas essenciais para ter um dia minimamente produtivo.

Para estabelecer uma rotina produtiva, você precisa conhecer seu escritório, assim como as demandas e os serviços que você oferece, para determinar a melhor ordem de execução das tarefas.

Priorize atividades

Um grande erro que cometemos em nossa gestão do tempo é não separar nossas tarefas por ordem de relevância.

Imagine que você tenha dezenas de atividades em aberto. Você deve ficar com dúvidas de por onde começar.

Por esse motivo, é importante classificar suas tarefas em níveis de prioridade: alta, média ou baixa. Assim, mesmo que você tenha muitas atividades, poderá se concentrar em realizar a mais urgente.

Caso contrário, nós corremos o risco de gastar nosso tempo com tarefas desnecessárias, que não nos trarão resultados imediatos, podendo perder prazos importantes e causar prejuízos financeiros para seu negócio.

Organize as suas tarefas

Após priorizar suas tarefas, é importante classificá-las por status: em aberto, pendentes ou finalizadas. Assim, você terá controle sobre o andamento das suas atividades.

O mais recomendado é que você monte uma agenda semanal e revise todas as atividades um dia antes de realizá-las, confirmando o estágio de cada tarefa.

No momento da escolha, não esqueça que, embora você tenha prioridades, também é importante administrar suas pendências.

Até porque é melhor concluir uma tarefa simples quando ainda se tem tempo do que permitir que a tarefa se torne uma demanda urgente e paralise alguma etapa importante dos seus processos.

Cumpra prazos

Como um bom empreendedor jurídico, você deve saber que para chegar à algum resultado o cumprimento dos prazos processuais deve ser rigoroso.

Em seu negócio, ter pontualidade é um requisito obrigatório, porque, na advocacia, o atraso em ações pode significar a perda de um processo importante.

Um bom advogado deve saber cumprir os prazos que lhe são designadas. E, nesse sentido, não estamos falando apenas dos prazos processuais, mas também das atividades rotineiras do escritório.

Se você atrasa uma tarefa, tenha em mente que atrasará todo o seu fluxo de trabalho diário.

O mais é recomendado, para cumprir prazos de forma assertiva, é fazer um planejamento de execução, com prazos fixados para cada função. Somente dessa forma, é possível garantir que os prazos estabelecidos sejam cumpridos com sucesso.

Permaneça focado

A melhor forma de ser produtivo no trabalho é fazer o uso de estratégias para evitar interrupções.

As distrações, geralmente, vem de três jeitos: com notificações do celular ou computador, quando alguém no escritório tira a sua atenção ou até mesmo quando sua mente se distrai.

Para evitar as distrações com dispositivos, é preciso diminuir o tempo perdido com redes sociais, emails ou sites de notícias. Você pode desabilitar as notificações e reservar um horário específico para a consulta.

Uma ótima estratégia para evitar interrupções em sua mesa é colocar um aviso, dizendo que naquele momento você precisará se concentrar e que não deseja interrupções nesse meio tempo.

Para livrar a sua mente de distrações, você pode usar técnicas de mindfulness, que se resume em manter a mente atenta ao momento presente. Essa técnica é importante para profissionais que deixam suas preocupações externas afetarem sua produtividade.

Tente usar essas estratégias para realizar tarefas que exigem muito esforço de concentração, como elaboração de peças processuais ou recursos, por exemplo.

Procure trabalhar em um ambiente calmo, afastado de barulhos ou pessoas que desviem sua atenção. Você pode reservar períodos de descanso ou um período para ações paralelas, que não estão relacionadas ao trabalho.

Conclusão

Escritórios de advocacia estão procurando otimizar suas rotinas e automatizar processos para possuírem uma capacidade maior de cumprir demandas e solucionar problemas de forma ágil.

Para isso, é importante utilizar ferramentas para melhorar sua gestão de tempo e produtividade na advocacia, por meio de aplicativos, sistemas jurídicos ou programas para facilitar seu dia a dia.

Escritórios pequenos estão apostando em ferramentas gratuitas, como google agenda ou gerenciadores de atividades. No entanto, se seu escritório precisa de algo mais profissional e específico para escritórios, um software jurídico é a melhor solução.

Com esse tipo de ferramenta é possível fazer o gerenciamento de processos, acompanhar processos, armazenar documentos e informações, fazer o controle financeiro, além de ter um acervo de jurisprudência para consultas.

Agora que você já sabe como fazer a gestão do tempo e produtividade na advocacia de forma assertiva, que tal baixar nosso infográfico e saber como a tecnologia pode te ajudar a ser mais produtivo?

(Software Jurídico)

Juntamos experiência e inovação. Somos mais do que uma plataforma de Gestão Jurídica, somos um hub de tecnologia. Acreditamos em uma advocacia orientada a dados.

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