LGPD e advocacia: dicas para ajudar você a entender a nova lei

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A aprovação da LGPD e a preocupação em evitar escândalos de vazamento de dados têm forçado empresas a focar cada vez mais na segurança das informações, procurando cumprir as regras de proteção de dados pessoais.

Uma pesquisa do Reclame Aqui mostra que 88,6% dos consumidores que fornecem seu CPF para a finalização de uma compra, admitem que se preocupam com o modo em que as empresas usarão seus dados. No final de 2018, um grande banco foi multado em R$1,5 milhão por ter vazado dados pessoais de mais de 19 mil correntistas e não clientes.

Em escritórios de advocacia, diversos dados são coletados para protocolar ações, usar como provas e dar andamento aos processos. E por ter acesso a dados tão importantes, é essencial que os escritórios estejam em conformidade com a LGPD.

Para isso, será preciso entender como o seu escritório lida com dados, elaborar e revisar políticas de segurança, além de criar termos e cláusulas contratuais para explicar o uso e proteção de dados aos seus clientes.

“O cliente entrega às empresas parte de sua privacidade. Seus dados pessoais são aspectos de sua vida privada e, alguns deles, até de sua intimidade. Entrega em confiança e a empresa precisa tratar com mínimo de consideração e respeito”, afirmou Rafael Maciel, Advogado especialista em Direito Digital.

Essa também é uma nova oportunidade para criar um relacionamento de confiança com seus clientes e ganhar destaque no mercado. Saiba como aproveitar a LGPD e não se preocupar com a nova lei.

Quais são as oportunidades trazidas pela LGPD?

Para desempenhar um bom papel na LGPD, é preciso atualizar sua equipe, desde os sócios proprietários até os estagiários. Essa é a oportunidade de ter um time apoiado nas boas práticas de compliance.

Da mesma forma, é importante que você faça uma parceria com um profissional responsável pela proteção de dados (DPO), especializado em abraçar as oportunidades que a LGPD oferece às empresas.

Um DPO pode atuar diretamente no escritório ou apenas como um consultor dos seus processos, mas sua atuação será indispensável se:

  • O tratamento de dados do escritório passa por autoridades ou órgãos públicos;
  • Os dados exigem um acompanhamento regular e sistemático;
  • O empreendimento opera dados pessoais relativos a condenações ou infrações penais.

Crie cultura consciente de riscos

Mas o DPO não é o único profissional responsável pelo compliance. Uma abordagem multidisciplinar entre a equipe jurídica, administrativa, de TI e de comunicação é essencial para criar protocolos eficientes, prevenção a incidentes e uma cultura consciente de riscos.

As equipes precisam trabalhar juntas para desenvolver soluções, como medidas de compliance jurídico, plano de comunicação, treinamento e mudança cultural, melhorando a privacidade e segurança em todos os processos do escritório.

O desenvolvimento desse tipo de ação também pode se caracterizar como uma oportunidade em seu negócio. Se ela não estiver enraizada, nem mesmo as tecnologias mais desenvolvidas serão eficazes para a LGPD.

Além disso, o compliance digital gera valor para os clientes. Quando os clientes souberem da segurança que o seu escritório traz em relação à proteção de dados, vão optar por contratar seus serviços, o que pode gerar muitas indicações também.

Como a advocacia pode se preparar para a LGPD?

O primeiro passo é utilizar somente os dados necessários e para as finalidades das quais eles foram coletados, com a permissão dos titulares.

No caso da LGPD, não basta apenas que os advogados façam seu trabalho, pois as regras envolvem aspectos técnicos também, como: segurança da informação e adoção de sistemas. Por isso, é importante contar com o apoio de um profissional de TI e com soluções tecnológicas de alta performance.

Confira as dicas para se preparar para as oportunidades que surgirão:

Revise seus dados

A regra número um é ter o controle dos dados coletados pelo seu escritório. É de extrema importância saber quais dados são colhidos atualmente, onde são armazenados, como são usadas e qual a finalidade da coleta.

Para isso, revise todos os seus dados, descarte o que não for necessário e mantenha os de extrema importância para a sua organização.

Revise sua atuação

Nesta parte será preciso um conhecimento mais técnico, que inclui a verificação da proteção dos dados e a identificação das obrigações legais de armazenamento dessas informações.

Lembre-se de contar com a consultoria de um profissional especializado em Direito digital para saber se os processos do seu escritório estão realmente cumprindo as exigências da LGPD.

Procure por lacunas

Depois de verificar todo o seu processo de armazenamento e gerenciamento de dados, é essencial que você identifique as falhas no compliance e adapte procedimentos e políticas para cumprir os novos requisitos.

A lei apresenta 10 princípios fundamentais para isso:

Tenha um programa de compliance

E assim, para tirar de letra a LGPD, é necessário ter um programa de compliance digital para gerenciar riscos, como o uso indevido ou vazamento de dados pessoais dos clientes.
Estruture processos e práticas que se adequem a normas de conduta e segurança da lei.

Para garantir a viabilidade da mudança, é fundamental equilibrar a legislação e procedimentos adotados pelo escritório. A cultura de compliance deve ser inserida de modo eficaz, com a atualização constante dos dados e envolvidos.

A tecnologia como aliada na LGPD

53% das empresas não possuem processos estruturados que seguem as leis de segurança de dados, segundo o relatório The Future of Enterprise Data.

Em uma declaração pública, John Chambers, ex-CEO da Cisco apontou que “existem dois tipos de empresa: a que já foi hackeada e a que não sabe ter sido”. Empresas de diversos tamanhos, desde grandes organizações à startups, sofrem com ameaças da violação de sistemas e dados.

Neste sentido, o maior desafio das empresas é saber como prevenir violações e vazamentos de dados, assim se preparar melhor para bloquear possíveis falhas em sua segurança digital.

É nesse cenário que a tecnologia pode ajudar você a identificar ameaças e oportunidades na LGPD, se tornando uma grande aliada para manter o gerenciamento de dados de maneira segura.

Há tempos vem sendo falado que a tecnologia é essencial para automatizar processos e levar os escritórios de advocacia para um novo patamar. Com a ferramenta correta, é possível minimizar os perigosos riscos de violação de dados.

Funcionalidades como backup automático, armazenamento em nuvem e atualizações de sistemas podem ser grandes aliadas para entender a LGPD, que impacta tanto o dia a dia dos escritórios de advocacia.

Conclusão

Em entrevista concedida para o Jota, sócios da Lee, Brock, Camargo Advogados afirmaram que advogados precisam abraçar a tecnologia, principalmente com soluções que agilizam pesquisas, diminuem o trabalho repetitivo, reduzem a burocracia, ajudam com a jurimetria e com o grande volume de dados.

Lembre-se que para se adequar às novas normas, é preciso dar atenção também aos procedimentos internos do escritório. Afinal, a tecnologia pode ser uma aliada, mas não substitui as práticas que dependem dos advogados.

Agora que você já como a nova lei funciona e de que maneira inseri-la em seu escritório, aproveite para conferir esse e-book sobre tecnologia para advogados modernos.

(Software Jurídico)

Juntamos experiência e inovação. Somos mais do que uma plataforma de Gestão Jurídica, somos um hub de tecnologia. Acreditamos em uma advocacia orientada a dados.

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