Para quem atua na gestão de um escritório de advocacia sabe que advogar não é tarefa fácil. É preciso lidar com rotinas que vão além da gestão, adentrando a administração, organização de processos e serviços relacionados aos clientes, marketing e cuidar bem da organização financeira.

O último ponto vem causando preocupação nos gestores. Se a administração financeira não for realizada de forma organizada, o gestor tem a sensação de que trabalha muito e não consegue ser remunerado da forma como deveria.

Pode acontecer, também, do escritório ter uma receita elevada em determinado período, mas não saber para onde foi o dinheiro. Esse é sentimento é recorrente para você?

Posso te afirmar que essa sensação nada mais é do que a consequência da má gestão financeiro do escritório que pode acontecer por alguns fatores:

• Falta de planejamento, organização e controle;
• Falta de domínio técnico e análise de dados;
• Falta de planejamento estratégico e planejamento de negócios.

Sendo um trabalho que, mesmo simples, exige planejamento anteriores, falaremos primeiramente sobre eles, para assim, começar a organização financeira do seu escritório de advocacia.

Como alcançar eficiência na organização financeira?

Fazer a organização financeira é um processo que nunca estará longe dos seus pensamentos e geram questões preocupantes, como:

• “Qual a minha próxima grande despesa e como vou pagar por isso”
• “Eu tenho o suficiente na minha conta para cobrir os custos do mês?”
• “Vou ficar sem dinheiro antes de receber meu próximo ganho?”

Reunimos as melhores dicas para ajudar um advogado a manter suas finanças sob controle enquanto constroem seu escritório de advocacia de sucesso:

Tenha o controle do seu fluxo de caixa

Fluxo de Caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, ou seja, o que você recebe e o que paga em seu escritório.

Para que o controle seja feito é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos, com disciplina e sem erros.

todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas e a partir dessa levamento, que se torna algo básico em uma gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados.

No controle de “contas a pagar”, deve-se anotar dados presentes e futuros de todas as despesas do escritório, desde o que se deve, pagamentos futuros, contas futuras e valores que ainda não foram agendados, mas que são previsíveis.

O objetivo aqui é identificar o fluxo de despesas, sendo possível acompanhar para onde estão destinados gastos futuros.

• Para que isso seja feito de maneira assertiva, é importante ter:
• Data de previsão de pagamento;
• Data de pagamento;
• Plano de contas relacionado ao recebimento;
• Valor original;
• Valor final, onde deve-se considerar juros, multas etc;
• Status de pagamento.

Para se ter controle das “contas a pagar”, alguns pontos devem ser seguidos e observados como por exemplo, sempre que possível, parcele os pagamentos para não ter um peso grande de contas em um determinado mês.

Armazene também as notas fiscais e recibos em uma pasta on-line e em nuvem para acessar sempre que necessário e registre os pagamentos que foram feitos, não perder prazos é sempre muito importante em uma gestão financeira.

É preciso estar atento ao que se deve e se preocupar com o que tem a receber também.

Separamos algumas boas práticas para que as “contas a receber” sejam melhor avaliadas:

• Conhecimento de clientes que pagam em dias;
• Análise dos valores a receber;
• Comparação com o “contas a pagar”, entendendo a necessidade do seu caixa;
• Programação de cobranças.

Para que você tenha um controle maior sobre as contas a pagar e a receber é importante o uso de planilhas e da sua alimentação diária. Essa planilha de custos é ideal para quem precisa fazer um planejamento mais amplo e ter uma visão mais extensa de suas despesas e recebimentos.

A Data Lawyer preparou uma dessas para você! Basta clicar logo abaixo e baixar gratuitamente:

Faça um check-list de compras mensais

Ter um controle das compras está diretamente ligada aos processos de organização financeira de uma empresa. Por mais que você pense “Eu não preciso disso, o meu escritório gasta apenas com papéis e tintas de impressora”, a aquisição de bens e serviços é responsável por uma grande parcela de contas da sua empresa.

Logo, a organização financeira de compras da empresa também precisam de uma atenção especial para que, ao final de todo mês, seja possível saber em que o dinheiro foi investido e economizar, caso esse número seja extremamente grande.

Para isso, você pode listar as compras necessárias em cada mês, evitando gastos excessivos e prevenindo o escritório da falta de materiais quando surja a necessidade de utilizá-los, como por exemplo: gastos com papelaria, supermercado, materiais que cada departamento em específico necessita e muito mais.

Neste check-list insira tudo aquilo que é um gasto recorrente em todo mês, materiais que o seu escritório já sabe que precisará comprar e o que ainda há em estoque.

Esteja preparado para as instabilidades financeiras

Em toda e qualquer empresa é necessário contar com algumas reservas para possíveis instabilidades financeiras. O também chamado “fundo de emergência” deve ser aplicado em escritórios de advocacia, por mais que o mesmo possa se beneficiar em uma situação de crise econômica aumentando o seu lucro.

Todo escritório, independente do seu tamanho, faturamento e prospecção de clientes, deve se preocupar com a instabilidade no fluxo.

Para isso, o planejamento financeiro deve estar impecável. É por lá que você evita dívidas enormes, sabe a hora certa de investir em um software com módulo financeiro e pode tomar decisões quanto ao seu financeiro que não prejudique o futuro.

Uma dessas decisões é a forma como se deve resguardar uma parte do lucro para despesas não esperadas.

O valor que os sócios decidirem dispor para esse fundo deve ser aplicado em um investimento seguro, contando que seja de alta liquidez para que o dinheiro seja investido e continue lucrando.

Foque na redução de custos

O fato é: de nada adianta o gestor do escritório estar atento a todo o planejamento financeiro, gastos, ganhos, compras e instabilidade se ele não faz isso pensando na redução de custos.

Essa deve ser uma prática constante nos escritórios de advocacia, com uma análise consciente e frequente verifica-se a necessidade de cada um dos custos, a sua importante e o que impacta para o bom funcionamento da organização.

Existem inúmeros modelos de formas de reduzir custos e que podem ser implantados e executados por meio de avaliação de relatórios financeiros, porém é necessário o engajamento de todos os colabores para que isso seja visto como um projeto.

Algo necessário é a reunião dos sócios com a equipe para compartilhar a gestão de redução de custos, mostrando as metas, objetivos, causas da redução, bem como as consequências se isso não acontecer.

Atualmente, com toda a modernização do escritório, uma das formas mais eficiente para que isso ocorra é com o aumento da produtividade da sua equipe, e a do gestor consequentemente, com o uso de sistemas automatizados.

Quando falamos do uso desses sistemas na advocacia, podem ser utilizadas Lawtechs que aumentam significativamente a eficiência nos trabalhos rotineiros.

Bônus: Relatórios financeiros

Após reunir todas as informações e organizá-las de forma lógica, seja por meio de planilhas ou com o uso de Softwares Jurídicos, será necessário gerar relatórios de acordo com seus objetivos e necessidade e, logo após, medir os resultados através de métricas.

Por isso, como um bônus para você que chegou até aqui, listamos os 5 principais tipos de relatórios indispensáveis para uma boa organização financeira no escritório. São eles:

1. Relatório de faturamento: mostra faturamento por mês para que se identifique os períodos de aumento ou queda de honorários;
2. Relatório de novos clientes: classifica as novas entradas e quais foram mais representativos para o escritório;
3. Relatório de fluxo de caixas: detalhe sobre os lançamentos financeiros, com entradas e saídas;
4. Controle por centro de custo: detalhe dos gastos da empresa por categorias ou centro de custos.

Com relatórios prontos, é preciso medir alguns dados financeiros, o que chamamos de “métricas”.

Métricas, de maneira simples e resumida, são dados operacionais brutos. Com esses dados é possível contar com indicadores de desempenho que permitem avaliar e medir o desempenho do escritório.

Para os advogados gestores que querem promover um bom desenvolvimento financeiro do escritório, é preciso medir algumas delas que pautam boa parte da atividade jurídica, como:

• Taxa de rotatividade;
• Inadimplência;
• Faturamento dos honorários
• Despesas por orçamento;
• Fluxo de Caixa
• E muito mais!

Entendemos as necessidades e desafios que os escritórios de advocacia de hoje enfrentam: a busca por resultados sustentáveis em sua organização financeira, por isso, preparamos um e-Book completo com todas as métricas citadas acima, como calcular e tomar decisões, é só clicar abaixo para baixar grátis: