Planilhas de controle de processos judiciais realmente ajudam na gestão?

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Uma dúvida comum entre advogados iniciantes é sobre como fazer a gestão processual do escritório. Alguns negócios tentam se organizar com planilhas de controle de processos judiciais, mas o ideal é trabalhar com soluções mais inteligentes.

A melhor forma de acompanhar os processos do seu escritório é com o auxílio de uma ferramenta que te ajude a cumprir as demandas do negócio e ainda te permita prestar o melhor atendimento para o cliente.

Uma planilha pode até parecer uma opção viável e barata para a gestão do seu escritório de advocacia, mas a verdade é que ela não é uma solução para o crescimento do seu negócio a longo prazo.

Grande parte dos escritórios iniciam com um volume pequeno de processos e por isso acabam utilizando planilhas de controle de processos judiciais para organizar suas ações, mas o que você vai fazer quando o volume de demandas aumentar?

Planilhas ainda não são capazes de ajudar o seu negócio com procedimentos importantes, como o monitoramento de prazos do escritório, a segurança dos dados e a automação da rotina do escritório.

Se você quiser oferecer a melhor assessoria para os clientes, pode ter certeza que, com o tempo, a quantidade das demandas aumentará, o que vai exigir mais tempo para todas as etapas do processo.

E, assim, fica difícil manter o controle dos processos judiciais apenas com um tipo de ferramenta tradicional.

Se você está procurando um ferramenta profissional para a organização do seu escritório, saiba que uma planilha de controle de processos judiciais não vai ser a melhor solução para suas necessidades.

Isso acontece devido ao seu caráter manual, o que torna o gerenciamento e a tratativa de dados profundamente trabalhosa para o fluxo de trabalho do seu negócio.

Com o tempo, você vai precisar pensar em um modelo de gestão de ações ágil. Assim, poderá garantir uma maior produtividade na realização de atividades e cumprimento de prazos.

Por isso, vamos comparar planilhas de controle de processos judiciais à softwares jurídicos, para mostrar qual dessas opções ajuda seu negócio a crescer com assertividade.

Vamos lá?

Planilhas de controle de processos judiciais x Software Jurídico

Toda a vez que você atende um cliente, sabe que precisa de dados sobre suas ações para poder informá-lo sobre prazos, status do processo e até sobre documentos que sejam necessários apresentar.

Se esses dados não estão armazenados em um local acessível, você terá problemas para preparar para reuniões. E no dia a dia do escritório, não dá para perder tanto tempo só para passar uma informação, certo?

Por esse motivo, é preciso conseguir o apoio de soluções que tornem o gerenciamento de informações mais ágil, como planilhas, aplicativos ou sistemas jurídicos.

Mas até quando vale a pena usar uma planilha de controle de processos judiciais? Qual é o momento ideal para investir em um software jurídico?

Esperamos conseguir responder, neste artigo, essas perguntas, para te ajudar a tomar a melhor decisão para seu empreendimento. Confira como essas ferramentas te ajudam na gestão processual do seu escritório:

Aumento no volume de processos

No início do negócio, devido ao pequeno volume de clientes, muitos escritórios iniciam sua organização de ações por meio de planilhas de controle de processos judiciais.

Para dar os primeiros passos essa pode até parecer uma boa opção, devido à falta da necessidade de investimento.

No entanto, as planilhas não são capazes de acompanhar processos complexos, tornando cansativa a análise de dados em muitas páginas ou muitas colunas.

Além disso, quando há um grande volume de dados para administrar, as planilhas não são tão eficazes, pois demandam um tempo precioso de digitação da equipe, o que impede que os colaboradores trabalhem em atividades mais importantes.

Com o crescimento das tarefas, você vai precisar de uma solução automatizada, que permita que você cadastre as informações sobre os clientes e processos, de forma rápida, e ainda ofereça dados integrados, independente da complexidade das ações.

Em um software jurídico, como o Data Lawyer, por exemplo, você consegue relacionar prazos, processos e clientes, além de vinculá-los à documentos jurídicos, para promover uma gestão processual assertiva.

Atendimento ao cliente

Planilhas de controle de processos judiciais oferecem um espaço limitado às equipes. Isso significa que, com o uso constante do arquivo e preenchimento dos dados, logo será necessário criar uma nova planilha.

Imagine ter que alimentar várias planilhas para ter um histórico de um cliente que precisa de atendimento recorrentemente. O tempo gasto para procurar suas informações poderia ser investido na otimização do atendimento, mostrando que o escritório valoriza o seu tempo.

Com um software jurídico, esse problema é resolvido: você não vai precisar lembrar detalhes de um caso ou passar horas inserindo filtros em planilhas para achar algum dado relevante.

Basta atualizar o histórico do cliente no sistema e você terá tudo o que precisa para oferecer um atendimento de qualidade.

Por este motivo dizemos que a contratação de um software jurídico é uma forma de deixar a assessoria jurídica do seu negócio mais profissional, além de elevar a qualidade do atendimento e incentivar a produtividade.

Equipe de trabalho reduzida

Saber administrar bem a rotina do escritório é fundamental para realizar todas as atividades jurídicas dentro dos prazos das ações.

É até possível acompanhar alguns dados em planilhas, mas quando o número da equipe é reduzido, qualquer tempo gasto desnecessariamente pode ser prejudicial ao seu negócio.

Por este motivo, automatizar processos de trabalho com um software jurídico é o melhor caminho para evitar esse tipo de situação, melhorar a gestão de prazos e processos do seu empreendimento.

Outra apoio que uma planilha de controle de processos não oferece para os escritórios é o envio de alertas automáticos sobre a movimentação processual.

Esse tipo de facilidade, oferecida por sistemas jurídicos, ajuda a equipe a dar prosseguimento às ações e permite que a gestão possa utilizar o tempo em questões mais estratégicas.

Controle do fluxo de trabalho do escritório

Garantir que todos sigam o fluxo de trabalho pode ser uma missão cansativa com o crescimento do seu escritório.

Mesmo que dê para acompanhar as agendas dos colaboradores por planilhas, vamos combinar que gerenciar a agenda de toda uma equipe por essa ferramenta se tornará uma atividade impossível.

Para resolver esse problema, um software jurídico disponibiliza uma agenda digital para os colaboradores da empresa. Dessa forma, fica fácil criar tarefas e controlar a operação de toda a equipe em apenas um lugar.

Esse tipo de acompanhamento é muito importante para fazer uma gestão integrada e um controle completo do negócio, pois o sistema se adapta ao modelo de negócio, permitindo um fluxo de trabalho organizado.

Segurança das informações

Se você é um empreendedor jurídico, deve ter em mente que imprevistos acontecem o tempo todo. Por este motivo, é preciso sempre estar preparado para os problemas que podem acontecer.

Uma planilha de controle de processos judiciais não te dá nenhuma garantia da segurança dos seus dados. Imagine que o computador onde o arquivo está salvo estrague, como você vai recuperar os dados?

Sem dados, não é possível atender os seus clientes com assertividade. E se as pessoas não tiverem confiança no seu escritório de advocacia, elas não vão querer a sua assessoria jurídica.

Por isso, um recurso utilizado por sistemas jurídicos é o armazenamento de dados em nuvem, pois garante a segurança de todas informações, processos e cadastros, sem o risco de perder um dado valioso.

Ao contrário das planilhas, um software jurídico possui controle de acessos, onde o gestor define as configurações de uso de cada perfil. Funciona assim: os colaboradores só podem visualizar, editar e excluir se o gestor permitir.

Dessa forma, fica mais fácil garantir a segurança das informações, não é mesmo?

Afinal, qual a melhor forma de automatizar atividades?

Você já deve ter percebido o quanto é perigoso confiar os dados dos seus clientes em planilhas de controle de processos judiciais, certo? Por mais que possa parecer mais vantajoso de início, é preciso conhecer todos os riscos que o seu negócio está correndo.

Um software jurídico, como o Data Lawyer, oferece muitas vantagens que uma ferramenta desse tipo não oferece, como automação de processos, gestão de finanças, controle de publicações, notificações em tempo real e muito mais.

Se o seu negócio está captando os primeiros clientes, saiba que todo o investimento vale a pena, pois o dinheiro usado na contratação do software resulta no aumento da qualidade da assessoria jurídica, o que, consequentemente, traz mais clientes para seu escritório.

Por este motivo, você deve buscar uma ferramenta completa, que permita o controle de processos judiciais, a organização do fluxo de trabalho e a integração de dados para sua equipe de atendimento.

Por fim, a escolha do melhor sistema deve ser feita com calma, levando em consideração características fundamentais para a evolução do escritório.

Agora que você já sabe o porque o uso de planilhas de controle de processos judiciais não é aconselhável para seu negócio, que tal conferir nosso webinar sobre como escolher um software de gestão?

(Software Jurídico)

Juntamos experiência e inovação. Somos mais do que uma plataforma de Gestão Jurídica, somos um hub de tecnologia. Acreditamos em uma advocacia orientada a dados.

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