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Software Jurídico para gestão

de escritórios de advocacia.

Saiba como um software jurídico pode agilizar todos os processos e permitir que seu escritório aumente a rentabilidade

Os escritórios de advocacia tendem a olhar para o mercado e buscar softwares jurídicos por várias razões, mas, no geral, a maioria dessas razões é sustentada por um desejo de gerenciar melhor seus processos, suas finanças e seus relacionamentos com clientes. Nesse artigo vamos tratar de inúmeras características que precisam ser encontradas em qualquer software jurídico, assim como conceitos e dicas de como advogados podem encontrar o melhor sistema para gestão de seu escritório de advocacia.


o que é um software jurídico O que é software jurídico

Software Jurídico é um sistema, desenvolvido especificamente para o gerenciamento do escritório de advocacia e departamentos jurídicos. Esse software conta com soluções que permitem, dentre outras coisas, o acompanhamento de processos judiciais e administrativos,

automatiza recebimento de intimações, organiza e facilita o controle financeiro, além de gerar srelatórios personalizados para que os resultados possam ser analisados com maior cuidado.

Ou seja, permite que sejam automatizadas as funções burocráticas e repetitivas, resguardando o tempo do advogado para outras atividades voltadas para prática jurídica.



Conheça nosso software jurídico

O que é preciso saber sobre software jurídico

Ter no seu escritório o um software jurídico significa muito mais do que contar com ferramentas que facilitem sua rotina e automatizem tarefas repetitivas. Trata-se de um fator estratégico, isso porque o software jurídico tem por função primordial tornar o escritório de advocacia muito mais ágil e competitivo.

Os advogados usam softwares jurídicos para gerenciar os escritórios como um negócio, além de gerir a rotina, como o dia-a-dia dos processos, cadastros de advogados, clientes, gestão financeira e de compromissos, realizam uma gestão administrativa pautada por modelos modernos

É importante ressaltar que a principal característica da advocacia moderna é ter a tecnologia de softwares jurídicos como sua aliada na gestão do escritório de advocacia. A tecnologia está aí para te auxiliar integralmente na realização de suas tarefas diárias.

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O que é necessário ter em um software jurídico

O software jurídico é um grande aliados dos escritórios de advocacia e dos departamentos jurídicos preocupados em se destacar no mercado pela eficiência na prestação dos serviços.

O software jurídico confere produtividade a todos os profissionais, além de reduzir custos e conferir vantagem competitiva.

Mas para atender a essa necessidade do advogado, o software jurídico precisa contar com alguns benefícios.


Seja facilitador

A gestão se adapta de acordo com a cultura, costumes, contexto, ecossistema mercadológico, necessidades do consumidor e com outras questões ainda mais complexas.

Nesse sentido, é imprescindível otimizar ao máximo alguns pontos que facilitem a gestão do escritório e essa situação é possível por meio de ferramentas de última geração.

Pense que o software jurídico deve promover o gerenciamento e a melhoria das funções e atividades do seu escritório, mantendo-as organizadas dentro de um planejamento pré-estabelecido.

Depois do planejamento, o software deve permitir o acompanhamento e progresso das tarefas que são executadas, gerando relatórios de mensuração dos dados de todo o trabalho do escritório.


Tenha Integração

A integração da equipe do escritório também é um ponto a favor de um software jurídico. Como os funcionários e sócios conhecem todas as etapas dos processos, o ambiente se torna muito mais colaborativo quando, a partir do software jurídico é possível que todos tenham acesso às informações necessárias para aumentar a produtividade e impulsionar o crescimento.

Faça Automação

Estamos vivendo a 4ª Revolução Industrial desde a década de 40 e a tecnologia sempre presente na automatização de tarefas repetitivas.

E é exatamente a automação de tarefas que faz com o software jurídico seja essencial para os escritórios de advocacia.

Reúna dados

Os serviços jurídicos precisam de relatórios precisos e fáceis para análise de dados nos escritórios de advocacia. Esses painéis devem ser objetivos na leitura e podem ser comunicados em toda a organização.

Mais do que reunir um monte de informações, os painéis de controle permitem que você identifique comportamentos e tendências no seu ambiente empresarial. Por exemplo: queda ou aumento dos clientes; redução da sua margem de lucro; aumento dos impostos; aumento no tempo dedicado para um processo.

Ferramentas que são indispensáveis para seu software jurídico:

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Acompanhamento de processos

O software jurídico precisa ter algumas ferramentas básicas. Algumas são tão essenciais para a estratégia do advogado que não podem faltar. É o caso do Acompanhamento processual.

Saber cada passo do caminho percorrido pelo processo que você defende representa profissionalismo.

Comandar um escritório de advocacia exige organização e otimização de tempo. A rotina desse ambiente é fortemente demanda pelos clientes, que cobram relatórios e pormenores dos mais variados procedimentos ligados à causa.

Não é possível imaginar que um escritório atuante faça o acompanhamento processual somente quando solicitado pelo cliente.

É necessário manter a ferramenta de acompanhamento processual sempre atualizada e adequadamente alimentada.

Saber o caminho que o seu processo está percorrendo dentro dos tribunais significa que você é informado. Esses dados podem ser definitivos na formatação de estratégias, além de transmitir ao seu cliente a imagem daquilo que ele espera de você: profissionalismo.

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Gestão Financeira

O software jurídico precisa contar com um módulo exclusivo para o controle financeiro de serviços de autônomos e escritórios de advocacia. Além de um layout descomplicado, o módulo tem que deixar o sistema mais completo e gerencial em todas as características do negócio: parte administrativa, jurídica e financeira.

O software jurídico apresenta um resumo de todas as atividades financeiras do escritório.

  • Valor total de receitas e despesas;
  • Data de inclusão da custa ou honorário;
  • Status da custa ou honorário (pago ou não pago);
  • Especificação individual de cada custa e honorário, associando o valor à pasta/pessoa correspondente.

O software jurídico deve também automatizar o acompanhamento de uma determinada despesa, incluindo recorrências (quando a forma de pagamento for mensal ou trimestral, por exemplo).

O módulo também deve contar com a ferramenta em que conste as custas do processo. Isso deve ser feito de maneira que especifique o gasto que se refere às despesas de viagem, certidões, cartório, estacionamento etc. Assim fica mais fácil para o cliente, que consegue visualizar as ações referentes à defesa do seu processo, e para o advogado, que consegue visualizar se há algum gasto que merece uma atenção especial ou redução.

Fluxo de Caixa

Ter uma apresentação de maneira simples do Fluxo de Caixa é fundamental. O software jurídico deve exibir um relatório de desempenho das finanças do seu escritório num período específico customizado por você. Além disso, deve informar o saldo inicial do seu negócio para que ganhos e perdas partam exatamente do valor informado.

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Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Dentre as ferramentas indispensáveis que todo advogado precisa ter em seu software jurídico está o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

De forma simples o GED é o módulo de seu software Jurídico que tem a capacidade de realizar o cadastro de modelos de petições, minutas, pareceres, ou seja, qualquer tipo de peças jurídica, formando assim, uma biblioteca que pode ser consultada sempre que necessário. Esses modelos formatados dentro do GED, permite que algumas variáveis, tais como, número do processo, órgão processual ou instância sejam autopreenchidas assim que anexados ao processo.

O GED permite também o controle e pesquisa por palavra-chave, interdependência entre os documentos do escritório, garantindo assim uma maior organização e facilidade no acesso às informações dos processos dos clientes.

É por meio do GED que o advogado consegue organizar, de maneira hierárquica, documentos digitalizados. Assim o profissional terá facilidade em encontrar rapidamente o que precisa.

Outro benefício que o advogado passa a ter com o GED em seu software jurídico é a colaboração. Com o GED é possível compartilhar arquivos e informações processuais com outros advogados do escritório, de maneira organizada e estruturada.

A integração do GED com outros módulos de seu software jurídico também é fator necessário. De maneira prática, essa integração facilita, por exemplo, o atendimento ao cliente, que já no cadastro pode ter seus dados e documentos arquivados junto à pasta do processo.

Também vale citar que o GED representa a integridade de seus arquivos. Isso porque com documentos em ambiente digital, os processos e documentos ficam imunes à degradação, seja por amassar, molhar e rasgar, seja pela simples ação do tempo.

Por último vale citar que seu software jurídico lhe fornece o módulo de GED, você terá economia. Como? Simples. Ao ter seus documentos digitalizados, o escritório libera o espaço ocupado pelos arquivos físicos e reduz custos com impressão, compra de papel etc.

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Acompanhamento de Publicações

Contar com uma ferramenta eficiente de acompanhamento de publicações faz parte da estratégia de competitividade e garantias de segurança para execução de seu trabalho.

O acompanhamento de publicações deve ser automatizado, gerando não só uma grande economia de tempo, mas também segurança com os prazos, eficiência, agilidade e gestão estratégica.

A diferença entre o sucesso e o fracasso de um escritório pode estar na forma como o tempo de trabalho é gerido. Trata-se daquela velha máxima: tempo é dinheiro.

Acompanhamento de publicações feito manualmente custa tempo e dinheiro

Os advogados lidam com problemas relacionados a prazos o tempo todo. O cotidiano da prática jurídica é feito de muito trabalho e pouco tempo. Ter que focar sua atenção e tempo para fazer o acompanhamento manual de todos os Diários Oficiais é algo que vai contra a eficiência que você propõe em seu trabalho.

Todo advogado sabe como é trabalhoso recortar as publicações oficiais. É um exercício estressante e repetitivo. As consultas de cada processo nos Diários Oficiais podem lhe tomar horas de produtividade em seu trabalho.

Quando um escritório possui uma base grande de clientes alguns informativos sobre os processos acabam passando despercebidos.

Por isso é importante que o escritório conte com um serviço que lhe garanta o acompanhamento de publicações do seu interesse, sem o risco de perder nenhuma informação e, por consequência, perder prazos processuais.

É preciso deixar de perder seu precioso tempo com consultas manuais. Automatize o acompanhamento das publicações de seus processos e preocupe-se apenas em tomar decisões precisas por meio da análise.

Benefícios

  • Otimização de tempo.
  • Ganhe produtividade.
  • Foque em outras tarefas.
  • Tenha segurança no cumprimento dos prazos.
  • Esteja sempre atualizado e informado.
  • Economia em tempo e agilidade frente aos seus concorrentes.
  • Confiança em receber as publicações, mesmo que ocorra algum erro de grafia.
  • Acompanhamento de publicações direto no software jurídico.

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Dashboards e relatórios gerenciais

Um software jurídico eficiente te permite ter uma advocacia inteligente baseada em dados. Pense da seguinte maneira: os serviços jurídicos precisam de relatórios precisos e fáceis para análise de dados nos escritórios de advocacia. Esses painéis devem ser objetivos na leitura e podem ser comunicados em toda a organização.

É importante que o software jurídico tenha esses painéis, ou Dashboards, em todos os seus módulos. Os bons painéis fornecem facilmente aos usuários uma compreensão rápida e visual de situações que podem ter muitos dados.

O painel informa uma histórico de maneira rápida e visual simples, assim, os dados precisam relatar numa só visualização de dados de diferentes ângulos (por área de prática, tempo dedicado, rentabilidade, etc.)

As dashboards permitem identificar oportunidades ou ameaças ao seu planejamento. Acompanhando seus dados e indicadores de desempenho por meio de um painel de controle, você é capaz de identificar estas situações com precisão e antecedência, preparando-se para atuar conforme a necessidade.

Lembre-se também que as estratégias legais são frequentemente formadas com uma compreensão completa dos resultados prováveis com base no conhecimento dos resultados em casos semelhantes anteriores. Embora isso seja tradicionalmente relacionado à experiência profissional, a análise de dados também pode ajudar a prever os resultados, verificando a jurisprudência digitalizada e os padrões de localização dos processos, por exemplo.

Em suma, não abra mão de um software jurídico que lhe capture seus dados e lhe forneça bons relatórios.

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Agenda inteligente e integrada

A agenda é um dos acessórios indispensáveis na rotina de um advogado. Há no mercado muitos softwares jurídicos que disponibilizam como um de seus módulos uma agenda jurídica.

Ter essa ferramenta, de forma organizada e que faça a integração entre as atividades do escritório e os compromissos pessoais, é primordial. Quando falamos em agenda, é importante ressaltar que a importância dela independe do tamanho do escritório de advocacia. Sem que as principais atividades da banca sejam automatizadas com o uso de um software jurídico é difícil o advogado alcançar a boa produtividade.

A principal vantagem de ter uma agenda integrada no seu software jurídico é que a ferramenta garante aos profissionais uma ampla visão das tarefas e dos compromissos, do escritório ou pessoais.

Entenda que as informações dispostas e inseridas na agenda de seu software jurídico devem ter a facilidade de serem compartilhadas e sincronizadas com as soluções mais reconhecidas do mercado, como Microsoft Outlook, Apple iCalendar e Google Calendar.

É interessante é que a agenda ofertada pelo software jurídico seja totalmente personalizável, como, por exemplo, a exibição dos compromissos e das tarefas, que podem ser acompanhados diariamente, semanalmente ou mensalmente.

É muito importante adicionar ao cotidiano, ainda que você trabalhe de forma autônoma, um momento para espelhar as anotações e compromissos anotados na agenda para alguma solução digital, de preferência na nuvem.

Nesse sentido, um bom software jurídico pode ser uma alternativa para melhorar sua organização, facilitar o trabalho em equipe e reunir várias ferramentas em uma única solução.

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Cadastro e gerenciamento de cliente

Um bom software jurídico deve ofertar uma boa ferramenta de atendimento ao cliente. Esse sistema deve ter a funcionalidade básica de centralizar os dados do atendimento em um único lugar.

É importante entender que quando se fala na relação do advogado com seu público, o cadastro de clientes é de grande valia. Isso porque o escritório passa a ter um sistema onde todos os documentos ficam disponibilizados para todos os funcionários e o acesso a eles seja simultâneo.

Ter uma ferramenta de cadastro de cliente pode, por exemplo, evitar que você tenha que ir seguidamente ao arquivo do escritório, buscar alguma pasta para consulta de documentos e ao chegar lá perceber que outro colega de serviço está com ela.

O software jurídico com área de cadastro de cliente também tem a facilidade de estar integrado a outras ferramentas do sistema, como financeiro, GED e processo. Dessa maneira o advogado, ou qualquer outro funcionário do escritório consegue, numa simples consulta, ver e relacionar todo o atendimento que foi ofertado ao cliente. Isso significa, além de maior controle e gestão do escritório, um diferencial no atendimento, que se torna sempre completo e ágil, independentemente de quem o faça.

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Acesso a acervo de Jurisprudência

A pesquisa de jurisprudências é realizada com frequência pelos escritórios de advocacia, pois reúne o conjunto de decisões e interpretações de leis realizadas por tribunais superiores, adaptando as normas às situações ocorridas.

Estamos em um País que não segue o chamado Direito jurisprudencial. No entanto, as decisões tomadas por juízes brasileiros tendem a se repetir com frequência, e por isso torna-se importante fazer pesquisa de jurisprudências.

Daí de onde se torna interessante que seu software jurídico lhe forneça um banco de jurisprudência atualizado diariamente e que seja de fácil acesso. Para saber como proceder em determinados casos, é ideal pesquisar as decisões judiciais realizadas anteriormente, inteirando-se da atuação dos juízes. Nesse quesito o seu software jurídico pode lhe garantir um diferencial estratégico de grande valia.

Contrate com um software que tenha um grande acervo de jurisprudência, mas se atente para que essa ferramenta tenha a função de facilitar o seu trabalho. Por exemplo, que ela realize suas buscas de maneira fácil e rápida por palavras-chave, área, tribunal e por data de publicação. É interessante também que o advogado possa adicionar etiquetas as pesquisas que realizou, e assim, sempre que precisar, tê-las sem que precise fazer uma nova busca ou leitura na íntegra.



Quero controlar meu escritório

Sua criatividade não precisa mais esperar a segunda-feira. Seus clientes também não. Se a tecnologia mobile nos permite termos fornecedores 24 horas, também te transforma acessível em tempo integral.

Ter a possibilidade de acessar as informações profissionais estando em casa ou qualquer lugar do mundo é requisito básico para o advogado do século XXI. Por isso a mobilidade oferecida pelos softwares jurídicos garante eficiência operacional e reflete diretamente no aumento da sua produtividade e lucratividade.

Por meio do smartphone ou tablet você pode encontrar soluções práticas e efetivas para cada particularidade de sua rotina profissional, ou seja, gerir seu escritório de onde você estiver.

Fazer o seu trabalho render nessa rotina dinâmica exige um bom gerenciamento do tempo e muita organização. Como estamos na era da tecnologia, você precisa utilizar recursos mobile, que te permite delegar, organizar e reorganizar as tarefas entre seus sócios e colaboradores.

Conte com um software jurídico que lhe traga mobilidade, e que por ser acessível de qualquer lugar e à qualquer hora, possa se traduzir na possibilidade de obter e compartilhar dados com seus colegas, tudo isso do modo mais seguro possível.

Facilidade no uso

Um software jurídico deve descomplicar a rotina jurídica, e não complicá-la ainda mais. Um bom software jurídico deve ser simples e intuitivo, para que o advogado, de fato, ganhe em tempo e trabalhe melhor.

Entenda que na escolha de seu software jurídico é preciso pesar a facilidade de seu uso.

É interessante que seu o sistema tenha consiga executar rapidamente as suas tarefas cotidianas, seja simples para repassar o treinamento para outros usuários e que se você precisar de ajuda, encontre facilmente. Quando falamos em facilidade não estamos dizendo que o software jurídico é incompleto. Queremos dizer que o software ser completo e principalmente disponha de uma interface simples e intuitiva.

Busque em seu software uma “cara” semelhante a outros programas que o advogado está acostumado a utilizar em seu dia a dia, como e-mail e sites de buscas. Esse é um fator que vai ajudar na adaptação no uso do software jurídico.

Como escolher um software jurídico

Hoje, as opções para softwares jurídicos são vastas e repletas de recursos com opções. É por isso que é tão importante investigar cuidadosamente suas opções para que você faça a escolha certa para o seu escritório de advocacia.

A escolha do software jurídico aumentará a lucratividade de seu escritório de advocacia e vai dar agilidade sua rotina, te ajudando a atuar mais na prática da advocacia e menos em atividades burocráticas relacionadas ao gerenciamento.

Você pode estar se perguntando se vale à pena iniciar o processo de avaliação de um software jurídico. Entenda que boas soluções de software incluem a capacidade de automatizar formulários, atender aos seus clientes, não importa onde você esteja, gerenciar sua agenda e cesse seus contatos em um ambiente online seguro, economizando tempo e dinheiro ao torná-lo fácil para você executar um negócio mais eficiente e econômico.





Faça testes antes de contratar

Se a empresa que desenvolveu o sistema tem a certeza de que possui o melhor software jurídico ela não terá problemas em oferecer uma cortesia para que você teste suas ferramentas.

Experimente nosso software

A dica é: use o máximo que puder durante o período de teste e veja se o software jurídico te atende da forma que você precisa. Só dessa forma você irá descobrir se as ferramentas são feitas para a sua demanda diária.

Faça o teste para as automações e todas as demais ferramentas. Mas não os faça só. Afinal, você tem colaboradores que também vão usar as ferramentas. Convide sócios e colaboradores para conhecerem o sistema e depois faça a pergunta: esse é o melhor software jurídico para o nosso escritório?

Outra dica importante que deve ser colocada em prática durante o período de teste é saber como funciona o atendimento do suporte do software.

Para ser um melhor software jurídico também é preciso contar com um atendimento otimizado, prático e especializado.

Neste ponto é legal que você procure no site ou no próprio sistema os canais de contato com os atendentes.

Use estratégia para sua escolha

Você já deve ter iniciado o processo de escolha do seu melhor software jurídico.

Por isso já deve ter constatado que boa parte das ferramentas disponíveis nos principais softwares jurídicos se diferem muito entre si. Isso é dificulta as comparações.

Nossa dica é que formate uma planilha. Nela coloque as funcionalidades, vantagens, benefícios, o que há de automação e o que se encaixa exatamente no que você busca para seu escritório.

De posse dessas informações você conseguirá ter de forma mais simples um meio de comparar. Esse método vai aumentar suas chances de fazer uma contratação satisfatória e te atingir os resultados estabelecidos.

Determine o seu objetivo com software jurídico e mantenha o foco

O que você está buscando no melhor software jurídico? Quer ampliar e automatizar o acompanhamento de publicações? Quer monitorar os processos nos tribunais? Economizar tempo com tarefas repetitivas?

Contrate exatamente aquilo que você precisa. Mantenha esse foco durante suas pesquisas para escolha do software jurídico.

Não se perca entre as funcionalidades oferecidas. Filtre o que realmente lhe importa e que vai fazer diferença para sua produtividade. Só assim você terá um sistema que te atenda e que tenha as ferramentas imprescindíveis para que seu escritório mantenha o crescimento de forma organizada e com uma gestão de sucesso.

Seu escritório vai crescer e seu software precisa te atender

Pense nos seus próximos passos. Sabe-se o quanto a adoção de um software jurídico – seja ele para substituir o atual ou para a implementação de uma nova cultura de gestão – vai impactar na sua estratégia.

Então faça uma avaliação do seu modelo de negócio, sua estratégia de crescimento e como planeja sua expansão.

Qual a razão? Ora, se é para escolher o melhor software jurídico, que ele te atenda em todas as etapas do seu negócio.

Na prática isso significa que seu software jurídico precisa ter a opção atender o exato tamanho de sua demanda.

Também avalie se é possível incluir novos colaboradores para acessar o sistema, afinal, seu escritório vai crescer e você vai precisar contratar.

Esse ponto é de suma importância para o processo de escolha. É um meio de prevenir problemas futuros.

Então confira quais os planos ofertados e se há possibilidades de mudanças para que seu crescimento também seja acompanhado pelo seu software jurídico.

A funcionalidade, o design e a simplicidade com que o sistema adotado se apresenta é fundamental. Imagine você ter que gastar horas e horas de treinamento para novos colaboradores e sócios.

Envolva sua equipe com uso do software jurídico

Temos dito repetidamente como a tecnologia já faz parte da realidade da Justiça brasileira.

É possível enxergar claramente que essa mudança de cultura impacta profundamente no dia a dia da equipe do escritório de advocacia.

Por isso é tão importante que na sua busca pelo melhor software jurídico seja levado em consideração como todos do escritório vão compreender a importância de suas ferramentas.

Esse engajamento precisa ser iniciado junto com o processo de escolha do melhor software jurídico para o seu escritório. Como? Bem, se todos os colaboradores e sócios vão usar o sistema no futuro, é prudente que façam os testes junto com os gestores.

Esse convite vai fazer com que todos tenham uma empatia maior com a cultura da tecnologia dentro do escritório.

Além disso, é uma forma de aproximar todos os integrantes da equipe em um projeto que trará benefícios para a banca.

É importante que nesse período de testes a equipe elabore feedbacks sobre o uso do software jurídico. Veja o que todos estão achando sobre as funcionalidades, se elas realmente são úteis para as tarefas do escritório.

É importante que cada funcionário explore bem o novo sistema de acordo com as suas funções no escritório.

Veja como será interessante para o advogado ter o software jurídico ajustado à rotina do escritório, contando com uma equipe preparada para adoção de uma nova metodologia de trabalho.

Com o uso um bom software jurídico, é possível ter equipes de alta performance em escritórios de advocacia.

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